Im Rechnungswesen gibt es sehr viele komplexe Themen. Eines davon sind die Abschreibungen. Maschinen, Gebäude und auch Mobiliar, das man mal gekauft hat, verliert über die Jahre an Wert. Doch wie dokumentiert man diesen Wertverlust in der Buchhaltung? Dafür gibt es genaue Methoden, die AfA-Tabelle (Absetzung für Abnutzung) und viele kleine Stolpersteine im alltäglichen Geschäft. Dabei ist die Möglichkeit der Abschreibung etwas Gutes für alle Unternehmen und wenn man dies einmal verstanden hat, geht es auch sehr schnell und einfach.
Abschreibungen auf Sachanlagen im Detail erklärt
Die Abschreibungen auf Sachanlagen beschreibt in Unternehmen einfach nur die planmäßige und auch außerplanmäßige Wertminderung der Vermögensgegenstände im Anlage- und Umlaufvermögen. Wer sich bisher wenig mit Rechnungswesen und Betriebsführung auseinandergesetzt hat oder bei dem Thema erst anfängt, wird den Satz nicht ganz verstehen können.
Beispiel: Als Unternehmen kaufst du ein Auto, um zu deinen Kunden zu fahren, Lieferungen durchzuführen und auch Waren vom Großhändler zu deiner Firma zu transportieren. Mit jedem Kilometer, den du fährst, verliert das Auto an Wert. Die Abschreibung ist simpel gesagt der Wert, der verloren geht, damit das Auto als Vermögen in der Buchhaltung korrekt geführt wird.
Welche Aufgaben hat eigentlich ein Finanzcontroller?
Das Anlagevermögen wird dabei zunächst in abnutzbares und nicht abnutzbares Anlagevermögen unterteilt. Ein Grundstück ist (in den meisten Fällen) nicht abnutzbar, da sich das Grundstück über die Zeit gesehen nicht verändert. Ein Auto hingegen oder Maschinen, die für die Produktion genutzt werden, sind abnutzbar. Abnutzbares Anlagevermögen erscheint am Ende des Jahres in der Schlussbilanz als Wert nicht mit den ursprünglichen Anschaffungskosten auf, da ansonsten das Vermögen des Unternehmens falsch dargestellt werden würde. Mit jeder Benutzung oder auch nur über die Zeit hinweg verliert dieses Anlagevermögen an Wert und so beginnt bereits mit dem ersten Tag die Abschreibung.
Dabei ist auch ganz genau vorgeschrieben, was überhaupt abgeschrieben werden darf. Im Handelsgesetzbuch, §253 Absatz 2-4 steht, dass nur bebaute Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fuhrpark, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Werkzeuge, Konzessionen, Patente, Lizenzen und Forderungen abgeschrieben werden dürfen. So kann ein Restaurant zwar die Messer abschreiben, weil es Werkzeuge sind, aber nicht die Kartoffeln, weil dies eine Ware zur Herstellung des Produktes darstellt.
Mit der Inventur und der Bilanz werden die Kennzahlen eines Unternehmens zusammengefasst.
Die Arten der Abschreibungen
Bei den Abschreibungen ist, wie bei allen Sachen im Rechnungswesen, alles ganz klar geregelt und definiert. Dementsprechend gibt es auch unterschiedliche Arten, wie Abschreibungen durchgeführt werden. Die planmäßige Abschreibung ist der Regelfall. Die Anschaffungskosten für die Vermögensgegenstände werden über einen gewissen Zeitraum abgeschrieben. Dies kann in einem Geschäftsjahr passieren oder auch über mehrere Jahre verteilt sein.
Die außerplanmäßige Abschreibung tritt immer dann ein, wenn ein Ereignis oder eine Prüfung ergeben hat, dass der Vermögenswert stärker als angenommen im Wert gesunken ist. Einfach ausgedrückt tritt dieser Fall ein, wenn ein Unfall passiert ist, eine unerwartete Katastrophe, wie Überschwemmungen oder Feuer, die Gebäude und Maschinen zerstört haben oder ähnliches. Voraussetzung dafür ist immer eine plötzliche und dauerhafte Wertminderung. Dabei muss man jedoch beachten, dass eine außerplanmäßige Abschreibung nur linear abgeschrieben werden kann. Wenn die Vermögensgegenstände degressiv abgeschrieben wurden, muss zunächst der Wechsel zur linearen Abschreibung erfolgen.
Um zu wissen, wie lange man einen Vermögensgegenstand planmäßig abschreiben kann, nutzt man die AfA-Tabelle. Unternehmen dürfen nicht selbständig entscheiden, wie lange Maschinen oder Gebäude genutzt werden. In der Tabelle sind alle Vermögensgegenstände eingetragen und die Nutzungsdauer, also auch die Dauer der Abschreibung, basiert auf Erfahrungswerten. So ist für einen normalen PKW eine Nutzungsdauer von 6 Jahren vorgegeben und ein Computer wird über 3 Jahre abgeschrieben. Diese Nutzungsdauer gilt jedoch nur für die Buchhaltung. Das Fahrzeug oder der Computer können auch länger genutzt werden, selbst wenn der Wert in der Buchhaltung längst bei 0 angekommen ist.
Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern
In der Buchhaltung wäre es ein sehr großer Aufwand, wenn man jeden Einkauf für das Unternehmen, also auch Mobiliar, Drucker oder ein simples Radio, über mehrere Jahre abschreiben müsste und dafür jedes Mal die AfA-Tabelle zu Rat ziehen müsste. Deswegen gibt es die Abschreibung für geringwertige Güter, meist abgekürzt als GWG.
Darunter fallen alle beweglichen, abnutzbaren und selbständig bewertbaren Anlagegüter, deren Anschaffungswert unter 1.000 Euro beträgt. Dabei werden diese Vermögensgegenstände entweder sofort als Aufwand in der Buchhaltung eingetragen oder man benutzt die Pool-Methode. Dabei werden mehrere geringwertige Wirtschaftsgüter als Sammelposten über 5 Jahre hinweg abgeschrieben.
In großen Unternehmen übernimmt ein Financial Controller wichtige Aufgaben im Rechnungswesen.
Die Methoden der Abschreibungen
Wenn man die Anschaffungskosten kennt und über die AfA-Tabelle die Dauer der Abschreibungen ermittelt hat, kann man nun den Wert berechnen, mit dem die Vermögensgegenstände abgeschrieben werden. Dafür gibt es jedoch verschiedene Methoden, die alle einen gewissen Zweck erfüllen.
Lineare Abschreibungen
Bei der linearen Abschreibung bleibt der Betrag der Abschreibung jedes Jahr gleich. Die Formel dafür ist recht simpel: Abschreibungsbetrag = Anschaffungskosten : Nutzungsdauer in Jahren.
Wenn das Anlagevermögen jedoch verkauft wird, bevor es komplett abgeschrieben ist, bezieht man noch den Restwert in die Formel mit ein.
Abschreibungsbetrag = (Anschaffungskosten – Restwert) : Nutzungsdauer in Jahren.
Wichtig ist jedoch, dass die Abschreibung nie komplett auf 0 heruntergeht.
Beispiel: Ein PKW mit einem Anschaffungswert von 60.000 Euro soll über 6 Jahre abgeschrieben werden. Der Abschreibungsbetrag beträgt für jedes Jahr 10.000 Euro. Im letzten Jahr werden jedoch nur 9.999 Euro abgeschrieben, damit der Erinnerungswert von 1 Euro in den Büchern bleibt. Dadurch wird der Posten in der Buchhaltung nicht gelöscht und ist so weiterhin als Bestand aufgeführt.
Lineare Abschreibungen für Immobilien
Bei Immobilien gibt es eine Sonderregelung. Während im privaten Bereich, also bei Häusern und Wohnungen, die Immobilie linear über 40 Jahre für Altbauten (erbaut vor 1925) und über 50 Jahre für Neubauten (erbaut ab 1925) abgeschrieben wird, gilt für eine gewerbliche Immobilie eine andere Abschreibung.
Das bedeutet, wenn das Gebäude nach dem 1.1.2001 gekauft wurde oder der Bauantrag gestellt wurde, wird es mit 3% abgesetzt, also über 33 1/3 Jahre. Wenn das Gebäude nach dem 31.03.1985 aber vor dem 01.01.2001 gekauft wurde oder der Bauantrag gestellt wurde, wird es mit 4% abgesetzt, also über 25 Jahre. Gebäude, die nach dem 01.01.1925 aber vor dem 01.01.2001 gekauft wurden oder der Bauantrag gestellt wurde, werden mit 2% über 50 Jahre abgeschrieben. Historische Gebäude, die vor dem 31.12.1924 fertig gestellt wurden, werden mit 2,5% über 40 Jahre abgeschrieben.
Weißt du schon, was Finance Controlling ist?
Degressive Abschreibungen
Die degressive Abschreibung wurde eigentlich ab dem 01.01.2011 abgeschafft. Durch die Pandemie wurde diese Methode jedoch für den Zeitraum vom 31.12.2019 bis zum 01.01.2023 wieder eingeführt. Bei der degressiven Abschreibung wird der Betrag immer am Buchwert des Vorjahres gemessen, weswegen die Abschreibung im ersten Jahr nach der Anschaffung am höchsten ist. Hintergrund ist der Gedanke, dass eine Maschine bei der Einführung stärker benutzt wird, weil die Nachfrage sehr hoch ist und somit die Wertminderung in den ersten Jahren bedeutend höher ist als in den letzten Jahren.
Für die degressive Abschreibung nutzt man die Formel
Abschreibungsbetrag = Abschreibungssatz * Buchwert des Vorjahres.
Wie bei der linearen Abschreibung auch, bleibt am Ende der Erinnerungswert von 1 Euro in den Büchern. Der Abschreibungssatz ist dabei vom Gesetzgeber vorgegeben und beträgt 25% für die Geschäftsjahre 2020, 2021 und 2022. So kann ein Unternehmen das 2,5fache gegenüber der linearen Abschreibung im ersten Jahr als Wertminderung geltend machen, höchstens jedoch 25% der Anschaffungskosten.
Der größte Vorteil für die Unternehmen bei dieser Methode war die Höhe der Abschreibung. Im gleichen Jahr, in dem die Kosten angefallen sind, konnte der höchste Betrag abgeschrieben werden, was den Gewinn verringert hat und somit auch Steuern sparte.
Wer sich für Rechnungswesen interessiert, kann sich auch mit der Preiskalkulation auseinandersetzen.
Leistungsabschreibungen
Die Leistungsabschreibungen sind wie die linearen Abschreibungen eine Methode der planbaren Abschreibung. Im Gegensatz zur linearen Abschreibung berechnet sich hier nicht der Wert über die Zeit, sondern über die Leistung, die ein Anlagevermögen erbringt.
Die Abschreibung spielt auch bei der Berechnung der Umsatzsteuer eine Rolle.
Die Formel für die Leistungsabschreibung ist
Abschreibungsbetrag je Leistungseinheit = Anschaffungskosten : Gesamtleistung.
Die voraussichtliche Gesamtleistung der Maschine wird dabei immer von dem Hersteller vorgegeben.
Beispiel: Ein neuer PKW wird für 60.000 Euro gekauft und in den ersten beiden Jahren soll dieser jeweils 20.000 km fahren. In dem dritten Jahr ist jedoch eine Steigerung auf 30.000 km vorgesehen und im vierten Jahr sollen es 40.000 km sein. In Jahr 3 und 4 wird der PKW also deutlich stärker beansprucht und abgenutzt, weswegen hier eine höhere Wertminderung entsteht. Um in der Buchhaltung den exakten Wert festzuhalten, nutzt man die Leistungsabschreibung. Wenn der Hersteller eine Gesamtleistung von 200.000 km angibt, beträgt der Abschreibungsbetrag pro Leistungseinheit 0,30 Euro/km. In den ersten beiden Jahren werden also jeweils 6.000 Euro abgeschrieben, im dritten Jahr 9.000 Euro und im vierten Jahr 12.000 Euro.
Progressive Abschreibungen
Die progressive Abschreibung ist das Gegenteil zur degressiven Abschreibung. Hier ist die Abschreibung im ersten Jahr nach der Anschaffung am niedrigsten und steigt während der Nutzungsdauer weiter an. In der Praxis ist das Verfahren bedeutungslos und steuerrechtlich auch nicht zugelassen.
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