Wer in Schule, Studium und Beruf erfolgreich sein will, braucht heutzutage oft Kenntnisse in Microsoft Word. Wir geben dir einen Überblick dazu, wie du die Word Grundlagen erlernen kannst.
Wie kann ich Word Grundlagen lernen?
Für eine Enführung in die Grundlagen der Funktionen des Programms und für weiterführende Tipps im Microsoft Schreibprogramm gibt es sehr viele Möglichkeiten. Bücher und Tutorials sind oft eine gute Möglichkeit. Aber meist ist es hilfreich, wenn man einen Guide oder Experten hat, der einen an die Hand nimmt und nach einem Überblick schrittweise durch die Weiterbildung führt. Blockkurse und Akademien sind daher weiterhin gefragt - allerdings geht der Trend zu individuellen Lösungen und Kleingruppen.
Populär ist es derzeit, ein individuelles Training oder ein Training im Unternehmen (inhouse) zu bestellen. Ein Training vor Ort hat zweifelsfrei den Vorteil, dass mehr auf die konkreten Bedingungen an deinem konkreten Arbeitsplatz eingegangen werden kann.
Beim Vor-Ort-Training übernehmen Lehrkräfte auch oft Teile einer Beratung zur Verbesserung eurer Arbeit mit der IT, da sie einen direkten Überblick über eure Aufgaben bekommen. Eine solche Beratung kann hilfreich sein, um Prozesse schneller und effizienter zu gestalten - aber auch, um dir die Arbeit am Computer zu erleichtern.
In jedem Falle sollte dein persönliches Training oder deine Akademie praxisorientiert sein: Du musst zwingend das Gelernte am Computer wiederholen und üben, bis die Schritte wirklich sitzen.
Wo kann ich Word Grundlagen lernen?
Praxisorientierte Fähigkeiten zu Word kannst du dir ziemlich gut online aneignen. Es gibt natürlich auch klassische Weiterbildungen, Akademien und Seminare, die du beispielsweise bei Experten auf Superprof buchen kannst. Bequemer ist es für viele jedoch online.
Bei einem live gehaltenen Online-Unterricht kannst du oft flexibel entscheiden, wann und wo du dich entsprechend weiterbilden möchtest: beispielsweise auch am Wochenende, am Abend oder an Feiertagen. Nicht jeder hat schließlich während des Tages Zeit, Termine zur Weiterbildung zu finden.
Viele Anbieter von Weiterbildungen über Superprof bieten hierfür online und live Unterricht via Zoom, Skype, WhatsApp oder Telegram an. Der Vorteil: Du bekommst eine professionelle und persönliche Schulung und du kannst die Termine oft flexibel legen. In vielen Fällen ist der Preis ausgesprochen attraktiv.
Welche Fähigkeiten solltest du beherrschen?
Es gibt ein paar allgemeine Fähigkeiten, die sicherlich jeder Nutzer und jede Nutzerin von Word beherrschen sollte. Achte darauf, dass deine Übung oder dein Seminar diese Grundlagen abdeckt und verpflichte deine Lehrkraft darauf, dies zu behandeln.
Sicher hat dein Trainer noch weitere Vorschläge und muss manchmal auch etwas links und rechts von den folgenden Themen schulen. Aber zumindest die folgenden Punkte sollte jeder beherrschen:
Dokumente erstellen
Zu den grundlegenden Kenntnissen in der Textverarbeitung von Microsoft wird gehört es natürlich, dass du Dokumente anlegen, speichern und wieder öffnen kannst. Dokumente sind Dateien, die Texte und andere zugehörige Informationen enthalten. Wie andere Dateien werden diese Dokumente auf den Computer oder in der Cloud gespeichert und können immer wieder geöffnet und verändert werden.
Hierzu gehört auch, dass du Metadaten von Dokumenten verändern kannst, PDFs ausgeben und unterschiedliche Versionen eines Dokumentes handhaben kannst.
Text eingeben, bearbeiten und anpassen
Selbstverständlich musst du als Anwenderin oder Anwender von Word in der Lage sein, hier Inhalte einzugeben, zu bearbeiten und zu formatieren. Dazu gehört das Ausschneiden und das Einfügen von Informationen, die Gestaltung von Hervorhebung, die Festlegung von Zeilenabständen, Tabstopps und Zeichenabständen.
Listen optimieren
In deinen persönlichen Übungen zu Word solltest du dir ebenfalls beibringen lassen, wie du im Dokument Listen formatieren kannst. Es ist zwar einfach eine Liste einzufügen, häufig ist es jedoch sehr kompliziert, diese so zu adaptieren, dass sie optisch optimal in ein Dokument passt. Hier geht es um Tabstopps, Einzüge und Zeilenabstände, die oftmals in Kombination verändert werden müssen, damit eine Liste anschaulich und gefällig wird.
Bilder und Grafiken einfügen und anpassen
Bilder und Grafiken in Word einzufügen ist relativ einfach: Du kannst ein Bild ins Dokument einfügen, wenn du im Menüband auf die Registerkarte "Einfügen" klickst und dann die Schaltfläche "Bilder" wählst. Schwieriger ist es schon, Bilder und Grafiken in Word richtig anzupassen:
- Wie passt man den Kontrast richtig an?
- Wie schneidet man ein Bild proportional zu?
- Wie bestimme ich einen Rand und wie können Wörter um ein Bild herumfließen?
- Wo findet man in Word sowie online Bilder, die man frei nutzen kann?
Da Texte in den meisten Fällen mit zusätzlichen Informationen und inkl. Bildern, Grafiken und Diagrammen erstellt werden, solltest du es beherrschen, auch mit diesen Elementen im Zusammenspiel mit dem Text zu arbeiten. Achte also darauf, dass dies in deinem Kurs behandelt wird und du diese Elemente auf deinen Seiten einbinden kannst!
Formatvorlagen nutzen
Formatvorlagen sind Definitionen von Schriftarten, Schriftgrößen und Schriftfarben, die du auf bestimmte Gruppen von Texten anwenden kannst. Mit Formatvorlagen in Word musst du nicht mehr einzelne Absätze auf deinen Seiten auf ihre Gestaltung hin überprüfen, sondern du definierst einmal wie eine Überschrift, eine Zwischenüberschrift, ein Absatz oder eine Bildunterschrift auszusehen hat.
Möchtest du dies dann global ändern (beispielsweise weil du die Schriftgröße anpassen musst) kannst du dies hierüber realisieren. Man braucht allerdings schon allerhand Erfahrung, um hiermit erfolgreich umzugehen.
Änderungsmodus
Gerade im Geschäftsleben ist die Nutzung des Änderungsmoduses sehr verbreitet. Vor allem wenn mehrere Personen an einem Text arbeiten, dann soll ersichtlich sein, wer welche Änderungen im Dokument eingefügt hat.
Als Anwender oder Anwenderin der Office-Software von Microsoft solltest du in der Lage sein, diesen Änderungsmodus ein- und wieder auszuschalten, Änderungen anzunehmen oder rückgängig zu machen und Kommentare auf der Seite einzufügen oder zu löschen.
Serienbriefe erstellen
Achte in deinem Kurs darauf, dass du zumindest die Basics der Erstellung und Bearbeitung von Serienbriefen erlernst. Mit Word lassen sich Serienbriefe recht einfach erstellen, wenn man hierfür eine entsprechend vorbereitete Datenquelle hat.
Du solltest in deiner Weiterbildung behandeln, wie man eine solche Datenquelle anlegt oder auf sie zugreift, wie man entsprechende Seriendruckfelder beispielsweise für Kontakte in ein Office-Dokument einfügt und bearbeitet und wie man daraus einen Serienbrief, Etiketten oder Adressbeschriftungen für Briefe erstellt.
Optimal ist es, wenn du es beherrschst, beispielsweise Anreden in Abhängigkeit der Kontakte für männlich und weiblich unterschiedlich zu gestalten, die Adressen beispielsweise nach Ort zu sortieren oder akademische Titel in die Anrede einzufügen.
Kopf- und Fußzeilen anpassen
Kopfzeilen und Fußzeilen sind Elemente von Dokumenten, die gerade Studierenden oftmals Kopfzerbrechen machen. Partout erscheint die Seitenzahl an der falschen Stelle, die Kapitelbezeichnung aktualisiert sich nicht oder die Abstände und Ränder lassen sich nicht wie vorgegeben einstellen.
Du solltest in deinem persönlichen Word-Kurs daher unbedingt auch die Bearbeitung von Kopfzeile und Fußzeile, einschließlich des Einfügens und Bearbeitens von Seitenzahlen behandeln. Du solltest es beherrschen, Seitenzahlen an beliebiger Stelle einzufügen, das Design anzupassen und beispielsweise die erste Seite ohne Seitenzahl darzustellen. Achte darauf, dass dies in deinem Seminar trainiert wird und du hierin sicher bist.
Besondere Anforderungen von Berufsgruppen
Sicherlich sind die oben stehenden Aufzählungen nicht abschließend. Viel richtet sich nämlich genau danach, für welchen Zweck zu Texte erstellst. Die Inhalte in deinem Kurs hängen somit auch von deiner Position und Stellung im Unternehmen ab:
- Das Management schreibt und editiert Texte, stellt Berechnungen mit Excel an und schreibt Mails
- Vertrieb und Verkauf erarbeiten Berechnungen und Angebote unter Nutzung von Outlook, Excel und Word
- Wissenschaft ist oft textbasiert und arbeitet viel mit Fußnoten
- Forschung und Entwicklung müssen Dokumentationen schreiben
- Das Office Management muss beispielsweise Einladungen als Serienbriefe schreiben, über Termine in Rundschreiben informieren und Informationen im Wissensmanagement bereitstellen.
Welche Programme arbeiten mit Word zusammen?
Deine Seminare zur Textverarbeitung sollten auch die Verknüpfung von Word mit anderen Programmen einschließen. Immerhin bezieht eine Textverarbeitung in der Regel Daten aus anderen Anwendungen wie Excel oder Access (beides Programme in Microsoft Office) und es werden Texte zur Ausgabe in PDF, für Online-Auftritte oder zum Versenden per Mail erstellt.
Achte daher beim Buchen deines Seminars darauf, dass dein Kurs immer auch die Arbeit mit anderen Programmen behandelt, insbesondere Microsoft Office 365 mit den entsprechenden Bestandteilen:
- Tabellenkalkulation Excel
- E-Mail-Programm Outlook
- Datenbankprogramm Access
- Konferenzprogramm Teams
Neben Programmen, die sich mit Word verknüpfen lassen, gibt es auch Alternativen zu Word, mit denen es sich sehr gut arbeiten lässt.
Wie bleibe ich am Ball?
Wenn du deine Weiterbildung abgeschlossen hast, solltest du deine Kenntnisse so oft wie möglich anwenden. Wenn zwischen deinen Seminaren und dem Anwenden ein paar Wochen vergehen, wirst du das Meiste schon vergessen haben.
Auch ändert sich die Software kontinuierlich: Kleine Änderungen an der Software bekommt man bei täglicher Anwendung Schritt für Schritt mit. Sind seit deiner Schulung jedoch ein paar Monate vergangen, kann es sein, dass das Programm deutlich verändert wurde und du dich neu orientieren musst.
Mit dem richtigen Trainer jedoch wird es dir leicht fallen, mit dieser Textverarbeitung perfekt umzugehen. Dann hast du Spaß am lernen und siehst du deine Erfolge, dann bleibst du von selbst am Ball und wirst viele Anwendungensfälle von Word im Beruf, im Studium und im Privatleben finden.
Wenn du einen guten Kontakt zum Trainer hast, wirst du diesen sicher auch nach deiner Schulung um Rat und zusätzliche Trainings fragen können - behalte also im besten Falle den Kontakt über Superprof.
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