Im Rechnungswesen gibt es gewisse Kennzahlen, die viel über den Zustand des Unternehmens aussagen. Dabei gibt es einige Werte, die stark miteinander verknüpft sind und deswegen auch öfters verwechselt werden. Inventur, Inventar und Bilanz sind 3 Werte, die sehr stark verbunden sind und wir erklären dir den Unterschied, was diese Zahlen aussagen und was man daraus erkennen kann.
Das Inventar
Inventar ist einer der Begriffe, die sich neben dem eigentlichen Sinn auch in der alltäglichen Sprache etabliert haben. Viele verwenden den Begriff Inventar gleichbedeutend mit Möbeln, Ausstellungsstücken oder Waren im Regal.
Dies ist jedoch meist nur die halbe Wahrheit, denn das Inventar umfasst noch viel mehr. Das Inventar ist grundsätzlich das Ergebnis der Inventur, die einmal im Jahr durchgeführt werden muss. Im Inventar erscheinen alle materiellen Vermögensgegenstände, wie Waren im Lager, Büromöbel, Autos im Fuhrpark oder auch die Gebäude, die von einem Unternehmen gekauft wurden. Dies wird meist nochmal eingeordnet in Anlage- und Umlaufvermögen.
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Anlagevermögen: Hierzu gehören vor allem Grundstücke, große Maschinen und Lizenzen. Analagevermögen zeichnet sich dadurch aus, dass es dem dauernden Gebrauch eines Unternehmens dient.
Umlaufvermögen: Hierzu gehören unter anderem Vorräte, Forderungen, Wertpapiere, das Geld in der Kasse und auch das Geld auf den Konten. Das Umlaufvermögen sind Wertgegenstände, die von dem Unternehmen im Geschäftsprozess kurzfristig veräußert, verbraucht oder verarbeitet werden.
Dazu kommen noch die immateriellen Vermögensgegenstände, also Schulden.
Im Inventar wird jeder Posten mit Art, Menge und Wert aufgelistet und die Summe daraus ergibt den aktuellen Gesamtwert eines Unternehmens. Da die Inventur jedoch nur einmal im Jahr durchgeführt wird, ist dieser Wert auch nur als punktuelle Angabe zu verstehen und bezieht sich nicht auf einen längeren Zeitraum hinweg.
Ein außerplanmäßiges Inventar zu erstellen ist meist nur nötig, wenn man ein Unternehmen neu gründet oder übernimmt, um den tagesaktuellen Wert bestimmen zu können. Durch das Inventar alleine kann man jedoch nicht die Entwicklung des Unternehmens sehen, außer man vergleicht es mit den Kennzahlen aus den vergangenen Jahren.
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Der Aufbau des Inventars
Das Inventar wird grundsätzlich in die Bereiche Vermögen, Schulden und Eigenkapital unterteilt. Das Vermögen besteht aus Anlage- und Umlaufvermögen, die sich dauerhaft im Eigentum des Unternehmens befinden. Die Schulden bezeichnen alle Verbindlichkeiten – von offenen Krediten bis hin zur noch nicht beglichenen Rechnung, die im Tagesgeschäft anfällt. Das Eigenkapital ist die Differenz von Vermögen und Schulden und der Wert, der vom Unternehmen selbst erwirtschaftet wurde.
Ist das Eigenkapital positiv, wird es in der Bilanz als Passiva ausgezeichnet. Ist das Eigenkapital negativ, also wenn die Schulden höher sind als das Vermögen, steht das Eigenkapital im Aktiva.
Um ein übersichtliches Inventar zu erstellen, muss man sich an gewisse Vorschriften halten.
- Alle Posten sind nummeriert.
- Das Vermögen ist klar in Umlauf- und Anlagevermögen getrennt.
- Das Vermögen wird nach Liquidität sortiert – sehr liquide Mittel, also Bargeld und Guthaben bei der Bank wird zum Schluss genannt, während schwer verkaufbare Vermögenswerte als erstes genannt werden.
- Die Schulden werden in kurz- und langfristig unterteilt, damit man die Fälligkeit einfach sortieren kann.
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Die Inventur
Für die meisten Unternehmer ist die Inventur eine lästige Pflicht, aber besonders in den Anfangsjahren können Unternehmen durch die Übersicht, die daraus entsteht, eine Menge lernen. Die Inventur ist die Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte – materiell und immateriell. Oft wird es überspitzt dargestellt, dass man einmal im Jahr alle Schrauben zählen muss, die sich im Lager befinden.
Für die Inventur wird meist viel Personal benötigt, besonders wenn der Lagerbestand sehr groß ist. Umgehen kann man diese Pflicht nicht, denn sie ist vorgeschrieben vom Gesetzgeber.
Mit der Inventur sieht man jedoch den tatsächlichen Bestand des Unternehmens, denn bei vielen täglichen Transaktionen und Produktionen können in den Büchern schnell mal kleine Fehler passieren, die sich summieren. Durch die Inventur wird also auch eine Korrektur vorgenommen.
Die 3 Hauptaufgaben der Inventur sind dabei:
- Die Grundlage des Jahresabschlusses vorzubereiten
- Verlust, Diebstahl und Schwund aufzudecken
- Die Lagerbuchführung zu korrigieren.
Wenn man eine Inventur durchführt, sollte man sich an den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung orientieren: Vollständigkeit, Richtigkeit, Wirtschaftlichkeit, Wesentlichkeit, Klarheit, Nachprüfbarkeit, Rechtzeitigkeit und Einzelerfassung.
Verpflichtet eine Inventur zu machen sind dabei alle Unternehmen, die zur Bilanzierung verpflichtet sind. Kleinere Unternehmen, die nur eine Einnahmenüberschussrechnung beim Finanzamt einreichen müssen, sind davon befreit, genauso wie Freiberufler, Künstler, Wissenschaftler, Land- und Forstwirte und auch Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind.
Ein wichtiger Teil in der Buchhaltung ist auch die Abschreibung.
Die Inventurarten
Die Inventurarten beziehen sich immer auf einen bestimmten Zeitpunkt, nicht jedoch auf eine spezielle Methode der Bestandsaufnahme. Die regelmäßige Inventur, die einmal im Jahr stattfindet, ist dabei die Stichtagsinventur. Am Ende des Geschäftsjahres ist der Stichtag und hier hat man 10 Tage vor und nach diesem Datum Zeit, die Inventur durchzuführen.
Neben der Stichtagsinventur gibt es noch Inventurvereinfachungsverfahren, die es großen Unternehmen erleichtern sollen, eine geregelte Inventur durchzuführen. Dazu zählen die Stichprobeninventur, die permanente Inventur und die Vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur.
Sehr große Unternehmen, die mehr als 1.000 Positionen in ihrem Inventar auflisten können auch eine Stichprobeninventur machen. Dabei wird nicht das gesamte Inventar gezählt, sondern nur ein Teil von jeder Warengruppe und dieses wird für den Restbestand hochgerechnet. Für diese Inventur benötigt man mehr als 1.000 Positionen im Inventar, eine elektronische und zertifizierte Lagerbuchhaltung und 20% der Waren müssen 80% des Wertes betragen. Wenn diese Kriterien erfüllt sind, kann man eine Genehmigung beim Finanzamt beantragen.
Bei der permanenten Inventur werden einzelne Warengruppen über das Jahr hinweg in Etappen betrachtet. Dabei werden Zeitpunkte ausgewählt, an denen das Inventar für eine bestimmte Warengruppe niedrig ist, um den Personalaufwand so gering wie möglich zu halten. Voraussetzung hierfür ist jedoch ein entsprechendes Warenwirtschaftssystem und die Möglichkeit, dass jeder Posten einmal pro Jahr körperlich erfasst wird. Hierdurch erhält man mehr Flexibilität im laufenden Geschäft, jedoch ist dies nicht für alle Unternehmen geeignet. Unternehmen aus der Gastronomie oder der Lebensmittelherstellung können darauf nicht zurückgreifen, da hier vermehrt mit unkontrollierten Zu- und Abgängen durch Verderb oder Verdunstung zu rechnen ist.
Mit der Vor- oder nachverlegten Stichtagsinventur hat man als Unternehmen mehr Zeit, die Inventur durchzuführen. Man kann bis zu 3 Monate vor dem Stichtag oder 2 Monate nach dem Stichtag die Inventur durchführen. Dabei müssen alle Posten körperlich aufgenommen werden und Zugänge sowie Abgänge werden nachträglich addiert oder subtrahiert.
Wenn die Inventur vor dem Stichtag stattfindet, werden die Zugänge, die vor dem Stichtag noch passieren, addiert und die Abgänge subtrahiert. Findet die Inventur nach dem Stichtag statt, werden alle Zugänge nach dem Stichtag subtrahiert und die Abgänge werden addiert.
Die Bilanz
Die Inventur ist durchgeführt, das Inventar berechnet und somit hat man in der Buchhaltung nun die Grundlage für die Bilanz. Die Bilanz ist eine Form der Gegenüberstellung von Gewinn und Verlust und zeigt somit an, ob ein Unternehmen im letzten Geschäftsjahr erfolgreich gearbeitet hat.
Die Bilanz ist dabei unterteilt in Aktiva und Passiva. Die linke Seite ist Aktiva, wo das Vermögen aufgezeichnet wird, und auf der Gegenseite stehen Eigen- und Fremdkapital im Passiva.
Auch die Umsatzsteuer ist im Rechnungswesen von großer Bedeutung.
In der Bilanz werden nun die Werte aus dem Inventar eingetragen. Im Aktiva beginnt man mit dem Anlagevermögen gefolgt von dem Umlaufvermögen. Dem gegenüber steht im Passiva das Eigenkapital, Rückstellungen sowie Fremdkapital und offene Verbindlichkeiten.
Was einem an der Bilanz sofort auffällt, ist, ob ein Unternehmen am Stichtag der Inventur ein positives oder negatives Geschäftsergebnis erwirtschaftet hat. Sind die Schulden und Verbindlichkeiten höher als das Vermögen, hat das Unternehmen Verluste gemacht, was zu einem negativen Eigenkapital führt.
Dabei kann man auch erkennen, wie die Quote zwischen Eigen- und Fremdkapital ausfällt. Wenn das Fremdkapital bedeutend höher ist als das Eigenkapital, kann dies heißen, dass Verluste aus früheren Perioden durch Kredite gedeckt werden mussten.
Eine genaue Analyse kann man jedoch nur erstellen, wenn man auch die Bilanzen aus vergangenen Jahren betrachtet. Dabei kann man zum Beispiel erkennen, ob das Fremdkapital oder die Schulden kleiner werden, was auf eine positive Marktlage hinweist, oder ob das Eigenkapital geringer wird, was auf eine Rezession hinweisen kann.
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