Im Rechnungswesen gibt es bestimmte Kennzahlen, die viel über den Zustand eines Unternehmens aussagen. Einige dieser Werte sind eng miteinander verbunden und werden daher oft verwechselt: Inventur, Inventar und Bilanz.
📦 Inventur = Bestandsaufnahme
Alles wird gezählt, gemessen oder geprüft – zum Beispiel Waren im Lager, Maschinen, Bargeld oder Schulden. Die Inventur findet zu einem bestimmten Stichtag statt.
📝 Inventar = Ergebnis der Inventur
Eine detaillierte Liste, in der alle Vermögenswerte und Schulden nach Art, Menge und Wert aufgeführt sind. Das Inventar zeigt den genauen Zustand des Unternehmens.
⚖️ Bilanz = Übersicht in Kurzform
Die Bilanz fasst das Inventar zusammen und stellt Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva) gegenüber. Sie zeigt auf einen Blick, wie ein Unternehmen finanziell dasteht.
Hier ist eine klare Übersicht: Die Inventur ist das Zählen und Prüfen am Stichtag, das Inventar ist die detaillierte Liste mit Mengen und Werten, und die Bilanz fasst alles übersichtlich zusammen.
Der Zusammenhang von Inventur, Inventar und Bilanz
Inventur, Inventar und Bilanz bauen direkt aufeinander auf. Man kann sie sich wie eine Kette vorstellen: Erst wird gezählt, dann gelistet und am Ende übersichtlich zusammengefasst.
Schritt 1: Inventur durchführen
Am Anfang steht die Inventur. Dabei erfasst ein Unternehmen zu einem bestimmten Stichtag (meist am Ende des Geschäftsjahres) alle Vermögenswerte und Schulden.
Gezählt, gemessen oder geprüft werden zum Beispiel:
- Waren im Lager
- Maschinen, Fahrzeuge, Büroausstattung
- Bargeld und Bankguthaben
- Forderungen und Verbindlichkeiten
Ziel der Inventur ist es, den tatsächlichen Ist-Zustand festzustellen. Und das unabhängig davon, was bisher in der Buchhaltung stand.
Auch die Umsatzsteuer ist im Rechnungswesen von großer Bedeutung.
Schritt 2: Inventar erstellen
Die Ergebnisse der Inventur werden anschließend im Inventar festgehalten.
Das Inventar ist eine detaillierte Liste und wird in Staffelform (untereinander) aufgebaut.
Es gliedert sich in drei große Bereiche:
- Vermögen (Anlage- und Umlaufvermögen)
- Schulden (kurz- und langfristig)
- Eigenkapital (Reinvermögen)
Das Eigenkapital ergibt sich ganz einfach aus der Rechnung:
Eigenkapital = Vermögen – Schulden
Das Inventar bildet damit die rechnerische Grundlage für den nächsten Schritt.
Schritt 3: Bilanz aufstellen
Aus dem Inventar wird nun die Bilanz erstellt.
Im Gegensatz zum Inventar ist sie stark zusammengefasst und wird in Kontenform dargestellt:
- Aktiva (Vermögen) auf der linken Seite
- Passiva (Eigen- und Fremdkapital) auf der rechten Seite
Hier gilt immer die Bilanzgleichung:
Aktiva = Passiva
Oder anders gesagt:
Alles, was ein Unternehmen besitzt, muss auch finanziert sein, entweder durch Eigenkapital oder durch Schulden.
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Die Inventur
Die Inventur gilt für viele Unternehmen als lästige Pflicht. Gerade am Jahresende bedeutet sie oft: zählen, messen, prüfen und das möglichst genau. Gleichzeitig ist sie aber ein zentraler Baustein der Buchhaltung, denn ohne Inventur gibt es weder ein korrektes Inventar noch eine verlässliche Bilanz.
Zur Inventur verpflichtet sind alle Unternehmen, die bilanzieren müssen. Das betrifft vor allem Kaufleute, Kapitalgesellschaften sowie größere Betriebe.
Nicht inventurpflichtig sind dagegen Unternehmen, die nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) abgeben. Dazu zählen zum Beispiel:
- viele Einzelunternehmer
- Freiberufler (z. B. Künstler, Journalisten, Wissenschaftler)
- kleinere Gewerbetreibende ohne Eintrag im Handelsregister
Der Aufbau einer Inventur ist nicht immer der gleiche; er variiert je nach Unternehmensgröße, Branche und den organisatorischen Gegebenheiten. Daher gibt es unterschiedliche Formen, wie und wann eine Inventur durchgeführt werden darf.
Die Inventurarten bestimmen, zu welchem Zeitpunkt die Bestandsaufnahme erfolgt. Traditionell wird die Inventur zum Ende des Geschäftsjahres durchgeführt, doch besonders größere Unternehmen nutzen gesetzlich erlaubte Vereinfachungen, um den Aufwand besser zu verteilen.
🗓️ Inventurarten (nach dem Zeitpunkt)
Stichtagsinventur
Die klassische Form: Inventur zum Ende des Geschäftsjahres. Sie darf in zeitlicher Nähe zum Bilanzstichtag durchgeführt werden.
Vor- oder nachverlegte Inventur
Mehr Zeitfenster: bis zu 3 Monate vor oder 2 Monate nach dem Stichtag. Bestandsveränderungen werden rechnerisch angepasst.
Permanente Inventur
Die Bestände werden laufend über das Jahr verteilt erfasst. Voraussetzung ist ein zuverlässiges Warenwirtschaftssystem.
Stichprobeninventur
Nur ein Teil der Bestände wird gezählt und hochgerechnet. Sie ist nur unter strengen Voraussetzungen und mit sauberer Dokumentation/Prüfbarkeit zulässig.
🧾 Inventurverfahren (nach der Art der Erfassung)
Körperliche Inventur
Zählen, Messen oder Wiegen von greifbaren Gütern wie Waren, Maschinen oder Vorräten.
Buchinventur
Erfassung nicht körperlicher Werte, z. B. Bankguthaben, Forderungen oder Schulden anhand der Buchhaltung.
Beleg- oder Dokumenten-Inventur
Bestände werden mithilfe von Rechnungen, Lieferscheinen oder Frachtpapieren festgestellt (z. B. Ware auf dem Transportweg).
Die Verfahren zur Bestandsaufnahme legen fest, wie die Bestände erfasst werden. Während einige Vermögenswerte physisch gezählt oder gemessen werden müssen, können andere über Belege und Buchhaltungsunterlagen zuverlässig ermittelt werden.
Welche Form der Inventur zulässig ist, hängt immer von der Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen ab. Das Ziel bleibt jedoch immer gleich: ein lückenloses, nachvollziehbares Inventar, das als sichere Grundlage für die Bilanz dient.
Dabei gelten immer die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Sie stellen sicher, dass die Bestandsaufnahme korrekt und nachvollziehbar ist.
Wichtig sind vor allem:
- Vollständigkeit: Alles muss erfasst werden
- Richtigkeit: Mengen und Werte müssen stimmen
- Nachprüfbarkeit: Ergebnisse müssen belegbar sein
- Klarheit: Übersichtliche und verständliche Darstellung
- Rechtzeitigkeit: Inventur nahe am Stichtag
- Einzelerfassung: Jeder Posten wird separat aufgenommen
Diese Regeln schützen Unternehmen auch rechtlich – denn eine fehlerhafte Inventur kann im schlimmsten Fall den Verdacht auf Bilanzfälschung begründen.
Wie funktioniert eigentlich die Preiskalkulation?
Das Inventar
Der Begriff Inventar ist vielen aus dem Alltag vertraut. Oft denkt man dabei an Möbel, Maschinen oder Waren im Regal. Im Rechnungswesen bedeutet Inventar jedoch deutlich mehr. Es handelt sich um das Ergebnis der Inventur und damit um eine vollständige, strukturierte Übersicht über den gesamten Bestand eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Das Inventar hält alle Vermögenswerte und Schulden fest – jeweils mit Art, Menge und Wert. Es zeigt also sehr genau, was einem Unternehmen gehört und wofür es noch Verpflichtungen hat.
Da die Inventur in der Regel nur einmal im Jahr durchgeführt wird, stellt das Inventar immer eine Momentaufnahme dar. Aussagen über die Entwicklung eines Unternehmens lassen sich erst durch den Vergleich mehrerer Inventare über verschiedene Jahre hinweg treffen.
So ist ein Inventar aufgebaut (Vermögen, Schulden, Eigenkapital)
Ein Inventar folgt einer klaren Grundstruktur. Es wird grundsätzlich in drei große Bereiche gegliedert:
- Vermögen: Alle Güter und Werte, die dem Unternehmen gehören
- Schulden: Alle Verpflichtungen gegenüber Dritten
- Eigenkapital (Reinvermögen): Der vom Unternehmen selbst erwirtschaftete Wert
Das Eigenkapital ergibt sich aus der einfachen Rechnung:
Eigenkapital = Vermögen – Schulden
Ist dieser Wert positiv, steht das Unternehmen finanziell auf eigenen Füßen. Übersteigen die Schulden das Vermögen, spricht man von negativem Eigenkapital.
Ein wichtiger Teil in der Buchhaltung ist auch die Abschreibung.
Anlagevermögen vs. Umlaufvermögen
Das Vermögen im Inventar wird weiter unterteilt in Anlagevermögen und Umlaufvermögen. Diese Unterscheidung ist zentral, weil sie zeigt, wie dauerhaft Vermögenswerte im Unternehmen gebunden sind.
Zum Anlagevermögen zählen alle Güter, die dem Betrieb langfristig dienen, zum Beispiel:
- Grundstücke und Gebäude
- Maschinen und Produktionsanlagen
- Fahrzeuge im Fuhrpark
- Lizenzen oder Patente
Das Umlaufvermögen besteht aus Werten, die sich ständig verändern, weil sie verkauft, verarbeitet oder verbraucht werden. Dazu gehören unter anderem:
- Waren und Vorräte
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
- Bankguthaben und Kassenbestand
Im Inventar werden diese Vermögenswerte nach dem Grad ihrer Liquidität geordnet: schwer veräußerbare Güter zuerst, Bargeld und Bankguthaben zuletzt.
Schulden und Verbindlichkeiten
Neben dem Vermögen enthält das Inventar auch alle Schulden, also die finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens. In der Buchhaltung spricht man häufig von Verbindlichkeiten.
Diese werden nach ihrer Fälligkeit gegliedert:
- Langfristige Schulden, zum Beispiel Darlehen mit mehr als einem Jahr Laufzeit
- Kurzfristige Schulden, etwa offene Lieferantenrechnungen
Diese Einteilung hilft dabei, die finanzielle Belastung realistisch einzuschätzen und spielt später auch für die Bilanz eine wichtige Rolle.
Die Bilanz
Die Bilanz ist der letzte Schritt im Rechnungswesen, nach der Inventur und dem Inventar. Sie stellt die zahlreichen Einzelpositionen aus dem Inventar zusammen und präsentiert sie übersichtlich. Die Bilanz hat das Ziel, die finanzielle Situation eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag abzubilden. Dabei ist sie neben der GuV auch ein wichtiger Teil des Jahresabschlusses.
| Kriterium | Inventar | Bilanz |
|---|---|---|
| Detailgrad | Sehr detailliert: Einzelposten mit Art, Menge und Wert | Zusammengefasst: gleichartige Posten als Gesamtwerte |
| Darstellungsform | Staffelform (untereinander) | Kontenform (Aktiva und Passiva nebeneinander) |
| Zweck | Nachweis und detaillierte Bestandsliste | Übersichtliche Darstellung der finanziellen Lage |
| Inhaltlicher Fokus | Exakte Bestandsaufnahme zum Stichtag | Struktur von Vermögen, Eigen- und Fremdkapital |
| Veröffentlichungspflicht | Keine Veröffentlichungspflicht | Je nach Unternehmensform veröffentlichungspflichtig |
| Aufbewahrungspflicht | 10 Jahre | 10 Jahre |
Von Bedeutung ist: Eine Bilanz stellt stets nur eine Momentaufnahme dar, keine Erfolgsgeschichte über ein ganzes Jahr. Sie zeigt auf, wie die Finanzierung des Unternehmens aussieht und wie das vorhandene Kapital genutzt wurde, jedoch nicht direkt, wie hoch der Gewinn oder Verlust im Jahr war.
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Aktiva und Passiva (Mittelverwendung vs. Mittelherkunft)
Die Bilanz besteht immer aus zwei Seiten:
- Aktiva (linke Seite): Hier steht das Vermögen des Unternehmens.
Sie zeigt, wofür das Kapital verwendet wurde, zum Beispiel für Maschinen, Waren oder Bankguthaben. - Passiva (rechte Seite): Hier stehen Eigenkapital und Fremdkapital.
Sie zeigt, woher das Kapital stammt – also ob es vom Unternehmen selbst erwirtschaftet wurde oder von externen Geldgebern stammt.
Man kann sich das so merken:
👉 Aktiva = Verwendung der Mittel
👉 Passiva = Herkunft der Mittel
In der Bilanz wird auf der Aktivseite meist zuerst das Anlagevermögen, dann das Umlaufvermögen aufgeführt. Auf der Passivseite stehen dem das Eigenkapital, Rückstellungen sowie Verbindlichkeiten gegenüber.
Bilanzgleichung: Warum muss es „immer aufgehen“?
Ein zentrales Prinzip der Bilanz ist die Bilanzgleichung:
Aktiva = Passiva
Das bedeutet:
Alles, was ein Unternehmen besitzt, muss auch finanziert worden sein, entweder durch Eigenkapital oder durch Fremdkapital. Deshalb sind beide Seiten der Bilanz immer gleich hoch.
Der Name „Bilanz“ stammt nicht zufällig vom lateinischen bilancia (Waage):
Aktiva und Passiva halten sich die Waage. Ist das nicht der Fall, liegt ein Fehler in der Buchhaltung vor.
Was du aus einer Bilanz ablesen kannst
Auch ohne tiefe Analyse lassen sich aus einer Bilanz wichtige Grundinformationen gewinnen:
- Eigenkapitalquote (grob):
Wie hoch ist der Anteil des Eigenkapitals im Verhältnis zum Gesamtkapital? - Verschuldung:
Wie stark ist das Unternehmen auf Fremdkapital angewiesen? - Struktur des Vermögens:
Besteht das Vermögen eher aus langfristigen Anlagen oder aus kurzfristig verfügbaren Mitteln?
Ein negatives Eigenkapital bedeutet, dass die Schulden das Vermögen übersteigen. Das ist ein klares Warnsignal. Ein hoher Fremdkapitalanteil kann ein Indiz dafür sein, dass vergangene Verluste durch Kredite kompensiert wurden.
🔎 Wichtig:
Um die Entwicklung eines Unternehmens zu beurteilen, ist eine einzelne Bilanz noch nicht aussagekräftig genug. Eine genaue Analyse kann man nur erstellen, wenn man auch die Bilanzen aus vergangenen Jahren betrachtet. Erst dannn ist zu erkennen, ob das Eigenkapital wächst, die Schulden sinken oder sich die finanzielle Situation verschlechtert hat.
Referenzen
- Heiden, S. a. D. (2025, July 17). Inventur: Wie Sie Inventar und Bilanz richtig erstellen. DATEV TRIALOG-Magazin. https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/buchfuehrung-bilanz/inventur-inventar-und-bilanz-verstehen/
- Inventur, Inventar und Bilanz. (2021). https://ilearn.th-deg.de/pluginfile.php/158060/mod_resource/content/3/Kapitel_2_Skript.pdf
- Inventar & Inventur einfach erklärt. (2021, January 29). Definition Und Infos. https://www.buchhaltung-einfach-sicher.de/buchhaltung/inventar-inventur
- Bildung, B. F. P. (2021, November 9). Bilanz | bpb.de. bpb.de. https://www.bpb.de/kurz-knapp/lexika/lexikon-der-wirtschaft/18899/bilanz/
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