Buchführung hat nicht gerade den besten Ruf und viele denken dabei an komplizierte Vorschriften, endlose Zahlenreihen und viel Bürokratie. Doch es ist eigentlich etwas sehr Alltägliches: den Überblick darüber zu behalten, was ein- und ausgeht und wie es um das Unternehmen wirklich steht.
Wir erklären dir die Buchführung Schritt für Schritt und ganz einfach. Du lernst die wichtigsten Grundlagen, die Bedeutung von Belegen, wie die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung aufgebaut sind und welche Regeln du kennen solltest.
Was ist Buchführung?
Unter Buchführung versteht man das systematische Festhalten aller finanziellen Vorgänge eines Unternehmens. Dazu zählen zum Beispiel Einnahmen aus Verkäufen, Ausgaben für Miete oder Material sowie Zahlungen von Kunden oder an Lieferanten. Jeder dieser Vorgänge wird schriftlich erfasst und das nachvollziehbar, vollständig und auf Basis eines Belegs.
Buchführung versus Buchhaltung
Wichtig ist der kleine, aber feine Unterschied zur Buchhaltung:
Die Buchführung beschreibt die konkrete Tätigkeit des Aufzeichnens und Verbuchens von Geschäftsvorfällen.
Die Buchhaltung hingegen ist der übergeordnete Bereich, der diese Buchführung organisiert, kontrolliert und auswertet, z. B. für den Jahresabschluss oder steuerliche Zwecke. Im Alltag werden beide Begriffe zwar oft synonym verwendet, inhaltlich ist die Buchführung aber ein Teil der Buchhaltung.
Warum ist Buchführung wichtig?
Die Buchführung sorgt für finanzielle Transparenz. Wer Einnahmen und Ausgaben ordentlich erfasst, kann Gewinne, Kosten und verfügbare Mittel im Blick behalten – das ist besonders für Selbstständige und kleine Unternehmen wichtig.
Sie ist auch die Basis für Steuern, Planung und unternehmerische Entscheidungen. Finanzamt, Banken und die Unternehmen selbst nutzen die Daten für Steuerberechnungen, Kredite oder Investitionen.
Zudem ist Buchführung oft gesetzlich vorgeschrieben. Abhängig von der Rechtsform, dem Umsatz und dem Gewinn gelten bestimmte Regeln. Aber selbst ohne gesetzliche Pflicht ist sie nützlich: Sie minimiert Fehler, verhindert Probleme mit Behörden und hilft, das eigene Geschäft besser zu verstehen.
Lies hier, wie du dich im Rechnungswesen qualifizieren kannst.
Welche Arten der Buchführung gibt es?
Je nach Unternehmensform, Größe und Umsatz gelten unterschiedliche Buchführungsregeln. Während manche Selbstständige mit einer stark vereinfachten Methode arbeiten dürfen, müssen andere Unternehmen ihre Finanzen deutlich detaillierter dokumentieren. Das macht dann oft ein Betriebsbuchhalter.
Grundsätzlich unterscheidet man dabei zwischen zwei Formen der Buchführung: der einfachen und der doppelten Buchführung.
Einfache Buchführung (EÜR)
Hierbei werden Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt. Der Gewinn ist die Differenz, weshalb man von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) spricht.
Diese Form ist übersichtlich und relativ unkompliziert.Sie ist besonders geeignet für Freiberufler, Kleinunternehmer und kleine Firmen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.
Doppelte Buchführung
Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall zweifach erfasst: einmal im Soll und einmal im Haben. Dadurch ist es möglich nachzuvollziehen, woher das Geld kommt und wohin es fließt.
Am Ende stehen zwei wichtige Auswertungen: die Bilanz (Vermögen und Schulden) sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die den Unternehmenserfolg darstellt.
Diese Form ist Pflicht für Kapitalgesellschaften sowie für Unternehmen, die bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten.
Buchführungspflicht
Nicht jedes Unternehmen muss automatisch eine umfangreiche Buchführung betreiben. Ob und wie genau du buchführen musst, hängt vor allem von Rechtsform, Eintragung im Handelsregister sowie von Umsatz und Gewinn ab.
Buchführungspflichtig sind in Deutschland grundsätzlich:
- Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG
- Personengesellschaften wie OHG oder KG
- Einzelunternehmer, wenn sie
- im Handelsregister eingetragen sind und
- in zwei aufeinanderfolgenden Jahren mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn erzielen
Diese Unternehmen müssen eine doppelte Buchführung führen und am Jahresende Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen.
Von der Pflicht zur doppelten Buchführung ausgenommen sind:
- Freiberufler (z. B. Ärzte, Journalisten, Designer)
- Kleinunternehmer und viele Einzelunternehmer,
solange sie unter den genannten Umsatz- und Gewinngrenzen bleiben
Sie dürfen ihren Gewinn mit der einfachen Buchführung über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln.
Wichtig: Auch ohne Buchführungspflicht gilt:
- Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig erfasst werden
- Belege müssen aufbewahrt werden
- steuerliche Vorgaben (z. B. Umsatzsteuer) sind einzuhalten
Wer nicht bilanzieren muss, hat es einfacher, buchführen muss aber trotzdem jeder, der selbstständig arbeitet.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
Wer buchführungspflichtig ist, muss nicht nur irgendwie, sondern nach festen Regeln buchen. Genau hier setzen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) an: Sie bilden das verbindliche Regelwerk dafür, wie Buchführung korrekt, nachvollziehbar und rechtssicher funktioniert.
✔ Wahrheit & Richtigkeit
Alle Buchungen müssen sachlich korrekt sein – falsche oder geschönte Zahlen sind tabu.
✔ Klarheit & Übersichtlichkeit
Die Buchführung muss so aufgebaut sein, dass auch Dritte (z. B. Finanzamt oder Steuerberater) sie verstehen können.
✔ Vollständigkeit
Jeder Geschäftsvorfall muss erfasst werden – nichts darf weggelassen werden.
✔ Vorsicht
Gewinne dürfen nicht zu früh ausgewiesen, Risiken und Verluste aber nicht verschwiegen werden.
✔ Stetigkeit
Einmal gewählte Methoden (z. B. Abschreibungen) sollen beibehalten werden, um Vergleichbarkeit zu sichern.
Wenn Selbstständige sich beispielsweise sicher sind, dass ihre Zahlen stimmen, können sie ihre Buchhaltung selbst erledigen, wenn sie das möchten. Sie können ihre Gewinnermittlung und ihre Steuererklärung selbsttätig erledigen oder sich die Hilfe eines Buchhalters dazu nehmen.
Nicht alle Grundsätze sind so einfach umzusetzen und es kann sich aus diesem Grund anbieten, sich professionelle Hilfe zu holen. Das trifft insbesondere zu, wenn viele Ausgaben und Einnahmen zu verzeichnen sind oder wenn verschiedene Einnahmequellen vorliegen. Dabei bestehen verschiedene Möglichkeiten: Wer digital lernen möchte, kann beispielsweise rechnungswesen nachhilfe online nutzen.
Belegpflicht: keine Buchung ohne Beleg
Einer der wichtigsten Grundsätze der Buchführung lautet:
„Keine Buchung ohne Beleg.“
Das bedeutet: Jede Einnahme und jede Ausgabe muss nachweisbar sein.
Als Beleg gelten zum Beispiel:
- Rechnungen
- Quittungen
- Kassenbons
- Kontoauszüge
- Verträge
Diese Belege müssen geordnet, vollständig und über Jahre hinweg aufbewahrt werden (in der Regel 6 oder 10 Jahre, je nach Art des Dokuments). Fehlende oder unvollständige Belege können bei einer Prüfung zu Steuernachzahlungen, Schätzungen oder sogar Bußgeldern führen. Eine saubere Belegführung spart also nicht nur Zeit, sondern im Zweifel auch viel Geld.
Konten, Bücher und Buchungssätze
Damit Buchführung funktioniert, braucht sie eine klare Struktur. Diese besteht aus Konten, Büchern und Buchungssätzen. Aber keinchrome://settings/search
e Sorge: Auch wenn die Begriffe erstmal technisch klingen, folgt dahinter ein logisches und gut nachvollziehbares System.
💶 Einnahmen und Ausgaben
Einnahmen umfassen alle Geldzuflüsse, etwa durch Verkäufe oder Honorare.
Ausgaben sind Geldabflüsse, wie z. B. für Miete, Material oder Löhne.
🏠 Vermögen und Schulden
Das Vermögen umfasst alle Werte, die ein Unternehmen besitzt, z. B. Bargeld, Bankguthaben, Maschinen oder Waren.
Schulden (Verbindlichkeiten) sind Beträge, die das Unternehmen anderen noch schuldet, wie Kredite oder offene Rechnungen.
📈 Gewinn und Verlust
Ein Gewinn entsteht, wenn die Einnahmen die Ausgaben übertreffen.
Übersteigen die Ausgaben die Einnahmen, spricht man von einem Verlust.
📄 Forderungen und Verbindlichkeiten
Forderungen sind Beträge, die Kunden dem Unternehmen noch zahlen müssen.
Verbindlichkeiten sind offene Rechnungen, die das Unternehmen selbst noch begleichen muss.
Konten und was bedeuten Soll und Haben?
In der Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall auf Konten gebucht. Ein Konto kannst du dir wie ein zweigeteiltes Blatt vorstellen:
- Soll = linke Seite
- Haben = rechte Seite
Soll und Haben haben nichts mit „gut“ oder „schlecht“ zu tun.
Sie zeigen lediglich, woher ein Betrag kommt und wohin er geht.
Grundsätzlich gilt dabei:
- Soll steht für Vermögenswerte wie Bargeld oder das Guthaben auf der Bank
- Haben steht für Verbindlichkeiten in Form von Krediten und weiteren Forderungen
Grundbuch und Hauptbuch
Damit alles nachvollziehbar bleibt, werden Buchungen nicht einfach irgendwo notiert, sondern systematisch festgehalten. Dabei gibt es verschiedene Bücher:
Grundbuch (Journal):
Hier werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch eingetragen, also in zeitlicher Reihenfolge.
Es ist sozusagen das Tagebuch der Buchführung.
Hauptbuch:
Die Einträge aus dem Grundbuch werden anschließend nach Konten sortiert ins Hauptbuch übertragen. So siehst du zum Beispiel gesammelt:
- alle Buchungen auf dem Bankkonto
- alle Aufwendungen für Miete
- alle Umsatzerlöse
Aus dem Hauptbuch entstehen dann später Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Wenn du lieber vor Ort Unterstützung suchst, findest du unter anderem Angebote wie bwr nachhilfe münchen.
Übrigens kannst du auch von zu Hause aus bequem Nachhilfe Buchführung in Anspruch nehmen oder geben.
Der Jahresabschluss und was am Ende zählt
Nach laufender Buchführung, Belegen und Buchungssätzen kommt am Ende eines Geschäftsjahres alles zusammen: im Jahresabschluss. Er fasst die finanzielle Lage eines Unternehmens übersichtlich zusammen und zeigt schwarz auf weiß, wie erfolgreich das Jahr wirklich war.
Was ist ein Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss ist die zusammenfassende Auswertung aller Geschäftsvorfälle eines Jahres. Er wird erstellt, um den wirtschaftlichen Erfolg festzustellen und Transparenz zu schaffen.
Benötigt wird er von mehreren Seiten: Unternehmer selbst nutzen ihn zur Kontrolle und Planung, das Finanzamt zur Steuerberechnung und Banken oder Investoren, um die finanzielle Stabilität eines Unternehmens einzuschätzen. Je nach Unternehmensform besteht der Jahresabschluss aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) – bei kleineren Betrieben oft in vereinfachter Form.
Bilanz: Aufbau und Bedeutung
Die Bilanz ist eine Momentaufnahme der finanziellen Lage am Bilanzstichtag. Sie umfasst zwei Seiten:
- Aktiva zeigen, was ein Unternehmen besitzt, zum Beispiel Bargeld, Bankguthaben, Maschinen oder Waren.
- Passiva erläutern, wie dieses Vermögen finanziert ist, durch Eigenkapital oder Schulden.
Kurz gesagt: „Was habe ich?“ steht auf der Aktivseite, „Woher kommt das Geld?“ auf der Passivseite. Beide Seiten müssen immer gleich hoch sein – daher der Begriff Bilanz.
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Während die Bilanz einen Stichtag abbildet, betrachtet die GuV einen Zeitraum. Sie stellt alle Einnahmen und Ausgaben eines Jahres gegenüber und zeigt, ob ein Gewinn oder Verlust entstanden ist.
Der ermittelte Gewinn oder Verlust fließt anschließend in die Bilanz ein und verändert dort das Eigenkapital. Somit sind GuV und Bilanz eng miteinander verbunden, denn zusammen bilden sie das Herzstück des Jahresabschlusses.
Referenzen
- Admin. (2024, February 13). Buchhaltung einfach erklärt. IHK-Kompetenz.plus. https://ihk-kompetenz.plus/wissenswertes/buchhaltung-einfach-erklaert/
- Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung. (n.d.). https://www.sgd.de/magazin/leben-lernen/ratgeber/buchhaltung/unterschied-zwischen-buchhaltung-und-buchfuehrung.html
- Redaktion, L. (2025, November 3). Das 1x1 der Buchhaltung: Die Grundlagen im Überblick. Lexware.de. https://www.lexware.de/wissen/gruendung/buchhaltung-grundlagen-fuer-einsteiger/
Mit KI zusammenfassen
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