Wenn du häufig Präsentationen mit PowerPoint anlegst, dann präsentierst du hier mitunter Zahlen, die aus Excel-Tabellen kommen. Es kann ganz schön nervig sein, die Zahlen jedes Mal per Hand aus Excel nach PowerPoint zu übertragen. Und es ist fehleranfällig. Kann man die Daten nicht auch direkt aus Excel in eine Präsentation übernehmen? Ja: Wir zeigen dir, wie es geht.

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Und los geht's

Warum solltest du das dynamische Verknüpfen beherrschen?

Wenn du einen neuen Job suchst oder dich beruflich verbessern willst, wirst du schnell feststellen, dass Excel-Kenntnisse nach wie vor sehr gefragt sind. In fast jedem Büroberuf kommt Excel zum Einsatz. Schau dich einmal bei der Jobbörse der Arbeitsagentur um. Du wirst sehen: Es gibt auch in deiner Region Dutzende freie Jobs, die professionelle Kenntnisse in Microsoft Office erfordern.

Du kannst unter deinen Kolleginnen und Kollegen oder Mitbewerberinnen und Mitbewerbern herausstechen, wenn du nicht nur die Grundlagen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook beherrscht, sondern auch die Zusammenarbeit aller Programme innerhalb der Microsoft-Office-Familie.

In Ausbildung, Studium und Berufsleben ist dabei häufig das Zusammenspiel von Word und Excel sowie Excel und PowerPoint sehr gefragt, beispielsweise wenn du:

  • im Vertrieb tätig bist und häufig präsentieren musst
  • als Office Manager/in häufig an Präsentationen für andere arbeitest
  • studierst und später als Wissenschaftler/in auf Konferenzen auftreten willst.

Bei allen diesen Aufgaben kann es dir helfen, wenn du die Daten zwischen Excel und PowerPoint austauschen kannst. Gerade durch die immer größere Bedeutung von Daten und IT in unserer Wirtschaft (Digitalisierung, Big Data, KI) kannst du hier wirklich profitieren.

Bildschirmfoto zur dynamischen Verknüpfung eines Diagramms zwischen Excel und PowerPoint.

Diagramme, die du in Excel erstellt hast, kannst du in PowerPoint dynamisch einfügen: Änderungen, die du in Excel vornimmst, werden in der Präsentation übernommen. Foto von Wolfgang Sender für Superprof.

Was du erreichen kannst

Im Zusammenspiel zwischen Excel und PowerPoint kannst du Folgendes erreichen:

  • Tabellen, Diagramme aus Excel unveränderlich nach PowerPoint kopieren
  • Tabellen und Diagramme aus Excel so nach PowerPoint kopieren, dass sich Zahlen aktualisieren
  • Komplette Arbeitsblätter aus Excel dynamisch in Folien einfügen.

Diagramme statisch einfügen

Manchmal möchtest du in eine Präsentation ein Excel-Diagramm oder eine Tabelle als Bild einfügen - also dass man die Daten darin nicht verändern kann. So etwas nutzt du in der Regel dann, wenn du deine Präsentation nicht wiederholt mit aktuellen Daten zeigen musst.

Oder wenn du ganz sicher gehen willst, dass Außenstehende wirklich nur das sehen können, was auch angezeigt wird (manchmal verstecken sich noch mehr Infos in Präsentationen als die, die auch angezeigt werden - beispielsweise Namen der Ersteller, Datumsstempel, Meta-Informationen...).

Wie kopierst du die Diagramme aus Excel unveränderlich?

  1. Du markierst dein Diagramm oder die gewünschten Zellen oder anderen Objekte mit der Maus.
  2. Du klickst auf Bearbeiten und wählst "Als Grafik kopieren".
  3. Die Daten aus Excel sind nun als Bild im Zwischenspeicher.
  4. Du kannst dieses Bild in einem Grafik-Programm oder in einer Präsentationssoftware einfügen. Dort kannst du Größe, Helligkeit, Kontrast etc. oft noch einstellen. Die inhaltlichen Daten selbst kannst du auf diesem Wege nicht mehr ändern, da es ja ein Bild ist.
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Diagramme dynamisch verknüpfen

Im Unterschied zum statischen Kopieren (Daten aus Excel als Grafik einfügen) kannst du Daten aus Excel auch so mit PowerPoint verbinden, dass sich die Werte von Diagrammen, Tabellen etc. in deinen Folien ändern, wenn du die Daten in Excel änderst.

Beispiel: Nehmen wir an, du willst tagesaktuell die Zahl deiner Follower auf Instagram in einer Folie anzeigen. Wenn du eine Liste in Excel führst, brauchst du in deiner Folie nur ein einziges Mal eine Verknüpfung auf Excel herzustellen - wann immer du die Zahlen dann in Excel änderst, ändert sie sich auch in deinen Folien: diese sind damit immer tagesaktuell.

Wenn du möchtest, dass Zahlenwerte in deiner Präsi in PowerPoint automatisch aktualisiert werden wenn du die Daten auch in Excel änderst, dann kannst du wie folgt vorgehen:

Verlinkung zwischen einer Quelle und einem Ziel herstellen

Deine Quelle ist hier eine beliebige Excel-Datei mit Werten (du kannst ganze Tabellen oder nur einzelne Zellen verwenden). Dein Ziel ist eine PowerPoint-Datei. Deine Aufgabe ist es, über Microsoft Office eine Verbindung (Verlinkung) zwischen Quelle und Ziel herzustellen. Du musst dies in der Regel nur einmal tun.

Bildschirmfoto: Excel mit PowerPoint verknüpfen
So kannst du eine komplette Tabelle von Excel dynamisch in PowerPoint einfügen: Links die Quelldaten in Excel, rechts die Ausgabe in PowerPoint. Foto von Wolfgang Sender für Superprof.

So gehst du vor:

  1. Erstelle eine Excel-Datei mit einem Diagramm oder einer Tabelle etc. und speichere diese ab.
  2. Markiere und kopiere in Excel das Objekt in deiner Arbeitsmappe, die du in PowerPoint sehen willst: Du kannst eine ganze Tabelle, ein Diagramm einzelne Werte oder nur eine einzelne Zelle kopieren.
  3. Gehe im Menüband auf "Kopieren" und dann "Inhalte kopieren".
  4. Gehe dann zu PowerPoint und klicke im Menüband auf "Start".
  5. Ganz links erscheint die Schaltfläche "Einfügen". Hier findest du am unteren Rand der Schaltfläche einen kleinen Pfeil nach unten (⇓), auf den du klickst.
  6. Wähle nun "Inhalte einfügen".
Bildschirmfoto: Übergabe von Werten aus Excel nach PowerPoint
Du kannst auch einzelne Zellen aus Excel in PowerPoint anzeigen lassen: Zum Beispiel, wenn du in deiner Präsentation eine Tabelle oder Werte darin schrittweise einblenden lassen möchtest. Foto von Wolfgang Sender für Superprof.

Gesamtes Arbeitsblatt verknüpfen

Excel wird auch aufgrund seiner leistungsfähigen Gruppierungsfunktionen und Analysefunktionen eingesetzt. Beispielsweise ist es hier möglich, dass du bestimmte Daten aggregieren, filtern und abstrahieren kannst. Manchmal möchtest du in PowerPoint diese Werte nicht nur einzeln dynamisch anzeigen, sondern sogar ein ganzes komplexes Tabellenblatt aus Excel.

Mit PowerPoint geht dies so:

  1. Wähle in PowerPoint die Folie, in die du eine Tabelle einfügen möchtest
  2. Klicke in PowerPoint im Menüband "Einfügen" auf den Button "Objekt". Du findest diesen wahnsinnig gut versteckt - schaue einfach in den Bereich zwischen den Buttons Wordart und Symbole im Menüband auf der rechten Hälfte. Von den drei kleinen Symbolen dort ist es das unterste (in der aktuellen Standardversion).
  3. Wähle dann "Objekt einfügen" und "Aus Datei erstellen".
  4. Als "Objekt" wählst du nun die Excel-Datei aus, die das Arbeitsblatt / Tabellenblatt hat, das du in PowerPoint einfügen möchtest.
  5. Setze nun noch ein Häkchen bei "Verknüpfen". Klicke dann OK.
  6. Beachte: PowerPoint fügt in die aktuelle Folie jetzt das Tabellenblatt ein, das zuoberst in deiner Excel-Datei liegt. Du musst notfalls dieses Blatt an die oberste Stelle legen (öffne Excel und verschiebe das gewünschte Blatt an den unteren Reitern ganz nach links).
Bildschirmfoto mit Anleitung zum Einfügen eines Excel Tabellenblatts in PowerPoint
Du kannst komplette Tabellenblätter aus Excel in PowerPoint einfach einfügen. Die Funktion ist allerdings ziemlich versteckt. Foto von Wolfgang Sender für Superprof.

Ist dir das Einfügen des Tabellenblatts in deine Folie erst einmal gelungen, beginnt der wirklich coole Teil der Arbeit. Wenn du in der Folie nun mit der Maus auf die eingefügte Tabelle gehst und doppelklickst, öffnet sich Excel und du kannst hier die Daten und das Format einfach bearbeiten, also beispielsweise:

  • Daten filtern oder sortieren
  • Spalten oder Zeilen ausblenden
  • Bedingte Formatierung anwenden.

Jede Änderung in deinem Excel-Datenblatt erfolgt dann auch in auf deiner Folie in der Präsentation. Eine manuelle Aktualisierung ist nicht mehr nötig. Achte aber darauf, deine Excel-Datei immer zu speichern, wenn du eine Änderung vollzogen hast.

Natürlich eignet sich diese Funktion nur für bestimmte Fälle: Wenn sie aber einsetzbar ist, kannst du mit ihr unter Umständen durch die automatische Aktualisierung sehr viel Zeit sparen - und Tippfehler vermeiden.

Worauf du noch achten musst

Verknüpfungen

Die dynamische Verlinkung von PowerPoint und Excel funktioniert mittlerweile sehr zuverlässig. Dennoch: Wenn Dateinamen oder Verzeichnisse geändert werden, können die Verlinkungen eventuell nicht mehr funktionieren. Eventuell ist gelegentlich eine manuelle Aktualisierung der Dateiverbindungen nötig. Achte daher darauf, dass du die Namen der Quelldateien (Excel) und Zieldateien (PowerPoint) sowie die zugehörigen Verzeichnisnamen möglichst nicht änderst.

Verlasse dich auch nicht darauf, dass die Daten immer aktualisiert werden: Prüfe die Aktualität lieber immer in den Quelldateien und in der Ausgabe in der Präsentation.

Falls einmal eine Verknüpfung nicht mehr funktioniert, klicke in der Registerkarte "Datei" auf "Informationen". In der unteren rechten Ecke findest du unter "Verwandte Dokumente" den Eintrag "Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten". Hier kannst du schauen, ob es ein Problem mit deinen Verknüpfungen gibt.

Dokumentation

Wenn du Excel und PowerPoint wie beschrieben verbindest, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du mit anderen im Team arbeitest. Wenn dies so ist, dann solltest du am besten in deiner PowerPoint-Datei als letzte PPT-Folie eine kleine Dokumentation anlegen, in der du unter anderem folgende Punkte auflistest:

  • Wer ist für die Datei verantwortlich?
  • Was ist bei Präsentationen der Folien vor Kunden zu beachten?
  • Wer darf noch darin arbeiten?
  • Wie soll mit neuen Versionen umgegangen werden?
  • Aus welchen Quellen (beispielsweise Excel, Bilder auf dem lokalen Server) speist sich die Präsi?
  • Bildrechte/Fotorechte auflisten (falls nicht schon unter dem jeweiligen Bild).

Im Alltag ist zwar oft kaum Zeit für diese Aufgaben und nicht wenige verschieben diese Aufgaben in die unbestimmte Zukunft. Sind die PPT-Folien jedoch wirklich wichtig für dich, dann empfiehlt sich diese Sorgfalt hier für bessere Ergebnisse auf lange Sicht. Mehr Tipps zum Erstellen von PowerPoint-Slides haben wir hier.

Willst du noch mehr lernen?

PowerPoint, Excel und mit ihnen Microsoft Office steckt voller interessanter Funktionen, die dir das Arbeiten einfacher machen können. Wenn du richtig gut werden willst, kannst du überlegen, dir eine persönliche Trainerin oder einen Trainer zu nehmen. Ein Trainer kann für dich folgende Vorteile bringen:

  • Du bekommst nur das Wissen vermittelt, das du auch wirklich brauchst.
  • Du bekommst in vielen Fällen wertvolle Tipps aus dem Büroalltag und nicht nur theoretisches Wissen.
  • Du kannst dich zum gesamten Microsoft Office weiterbilden lassen, darunter auch Word, Outlook oder Publisher.
  • Du kannst lernen, während einer Präsentation kompetent und überzeugend rüberzukommen.
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Unsere Wirtschaft wird immer digitaler, arbeitsteiliger und schneller. Wenn du mit den Entwicklungen mithalten willst, sind aktuelle IT-Kenntnisse gerade in den Standardprogrammen ein Muss. Auch alternative Präsentationsprogramme zu beherrschen, kann dir helfen. Mit dem richtigen Trainer oder der richtigen Trainerin kannst du dich sehr schnell von deinen Kolleginnen und Kollegen abheben. Dies kann mehr Einkommen, bessere Positionen oder ein höheres Ansehen für dich bedeuten.

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