Im Geschäftsleben vergeht oft keine Woche ohne eine Präsentation mit PowerPoint. Moderne Präsentationen werden in der Regel mithilfe des Computers gehalten und die Anwendung von Microsoft ist dafür die am häufigsten eingesetzte Software. Hier geben wir dir unsere top Tipps und Tricks für einen optimalen überzeugenden Präsentationsauftritt.
Keep it short and simple
Die wichtigste Empfehlung für eine gute PowerPoint-Präsentation ist es, sie kurz und einfach zu halten. Unser erster Tipp lautet ganz klar: Keep it short and simple. Kaum etwas wirkt erschlagender als eine überfrachtete Präsentation mit zu viel Text.
Besser ist es, nur wenige zentrale Informationen in deine Präsentation zu bringen und stattdessen mehr mündlich zu erläutern. Die meisten Präsentationen und Vorträge leben vom Auftreten des Referenten oder der Referentin. Der Nutzen der Präsentation liegt in der Erläuterung, Visualisierung und Untermauerung. Mache also die Präsentation zum Teil deiner Choreografie und halte sie kurz und bündig.
Kurz bedeutet: Pro Folie solltest du in der Regel mindestens drei Minuten sprechen. Mache also den Test: Wenn du in deiner Präsentation eine Zeitspanne von 15 Minuten füllen willst, dann solltest du nicht mehr als fünf inhaltliche Folien haben. Das ist natürlich nur eine Empfehlung und hängt immer auch vom konkreten Inhalt ab. Sicher ist jedoch, dass 15 Seiten für 15 Minuten deutlich zu viel wären.
Nicht zu viele Animationen
Animationen, Formen, Farben, Schriftarten und Grafiken können von hohem Nutzen in Präsentationen sein, indem sie das Gesprochene verdeutlichen. Oft sind sie erforderlich und manchmal machen sie auch längere Informationsabschnitte kurzweilig und lockern deine Inhalte auf. Unser Tipp: Du solltest es dennoch mit diesen Elementen nicht zu sehr übertreiben:
- nutze nur eine überschaubare Zahl von Farben
- gleiche Objekte sollten in der Regel gleiche Farben haben: Überschriften in einer einheitlichen Farbe und Fließtext in einer einheitlichen Farbe
- nutze nicht verschiedene Designs in deinem Vortrag - sondern beschränke dich auf eine Vorlage.
Vor allem Animationen wie einfliegende Fotos und Texte sind nicht das Wesentliche in deiner Präsentation und sie sollten auch nicht vom Inhalt ablenken. Eine gute Animation fügt sich in ihrer Gestaltung und Dauer gut in deine Choreographie ein und lenkt die Zuhörerinnen und Zuhörer nicht vom Kern deines Inhaltes ab.
Diagramme, Formen, Bilder, Grafiken und ähnliche Inhalte sollten immer dein Gesagtes unterstützen und im engen Zusammenhang damit stehen. Alle Inhalte sollten immer gut zu lesen sein, sie sollten nie im optischen oder inhaltlichen Widerspruch zum Gesagten stehen - und auch nie von deinem gesprochenen Wort ablenken.
Inhalte schrittweise anzeigen
Eine der wesentlichen Funktionen und Vorteile von Microsoft PowerPoint ist es, dass du Inhalte schrittweise einblenden kannst: Du kannst also beispielsweise mehrere Wörter hintereinander oder bestimmte Wortgruppen aufeinanderfolgend schrittweise durch klicken anzeigen lassen und nicht gleich die gesamte Seite auf einmal.
Das schrittweise Klicken und Einblenden von Informationen hat den Vorteil, dass sich dein Publikum auf bestimmte Wörter oder Wortgruppen konzentrieren und mit den Gedanken daher eng an deinem Gesprochenen bleiben kann.
Es wäre daher oft ein großer Fehler, wenn du komplett alle Inhalte direkt vollständig einblendest. Nutze daher Animationen, um deine Informationen schrittweise einzublenden und so dein Publikum durch deine Inhalte zu führen.
Nutze nur eine Schriftart in maximal drei Größen
In einer guten Präsentation sollte es ausreichen, nur eine einzige Schriftart zu verwenden. Hintergrund dieses Tipps ist es, dass verschiedene Schriften eine höhere Aufmerksamkeit des Publikums erfordern und damit auch vom Wesentlichen deiner Präsentation ablenken. Solange du also nicht Schriftarten verkaufst oder selbst Designer bist, solltest du daher in deinen Designs nur auf eine oder höchstens zwei Schriftarten zurückgreifen.
Auch die Größe der genutzten Schriftart solltest du nicht unendlich verändern. Beschränke dich darauf, deine Inhalte in maximal drei verschiedenen Größen anzubieten - also beispielsweise 24 Punkt, 16 Punkt und 12 Punkt. Achte daher darauf, dass du beim Entwurf deiner Präsentation zunächst einmal alle Informationen aufnimmst und erst am Ende entscheidest, welche Schriftart und Schriftgröße du tatsächlich verwendest. Gehe dabei von der Seite aus, die den meisten Textanteil hat und lege hier die Schrift und die Größen fest.
Nutze maximal 14 Wörter pro Folie
Wenig ist für Zuhörerinnen und Zuhörer schlimmer als überfrachtetes Präsentieren. Quetsche bei der Erstellung nicht so viel Text hinein, dass man die wichtigen Aussagen kaum finden kann oder mit dem Lesen nicht hinterher kommt. Eine gute Folie kommt mit maximal 14 Wörtern Text aus.
Diese 14 Wörter sind ein Erfahrungswert für eine leicht verständliche Informationseinheit. Generell gilt folgende Regel: Je weniger Informationen du auf die Folien bringst desto besser. Meistens musst du keine vollständigen Sätze und auch keine Wortgruppen verwenden – einzelne Stichwörter reichen hier oft vollkommen aus.
Gehe immer auch davon aus, dass nicht alle Zuschauerinnen und Zuschauer in der ersten Reihe sitzen und es auch Personen gibt, die deine Präsentation von weiter Ferne verfolgen müssen - oder auf kleinen mobilen Bildschirmen, wenn du virtuell präsentierst. Je weniger Wörter du auf eine Seite bringst, desto größer kannst du sie schreiben. Deine Punkte sind so leichter optisch zu finden und das Nutzererlebnis wird verbessert.
Natürlich kannst du neben Wörtern auch beispielsweise ein Foto oder Video einfügen. Denke aber daran, es auch hier nicht zu übertreiben: Pflastere deine Präsentationen nicht mit Bildern zu. In der Regel sollte ein Bild oder eine Animation pro Folie ausreichend sein. Ausnahmen können natürlich unter anderem im technischen oder wissenschaftlichen Bereich bestehen.
Achte auf Formatierung und Ausrichtung
Gute Vorlagen haben ein ziemlich klares Korsett und helfen dir durch ihre feste Form bei der Gestaltung ungemein. Egal, ob du mit hochwertigen Vorlagen arbeitest oder in einer schlichten Vorlage: Achte bei jeder Erstellung einer Präsentation immer darauf, dass alle enthaltenen Objekte richtig angeordnet sind und einheitliche Abstände haben. PowerPoint verfügt über Raster und Hilfslinien, an denen du deine Objekte ausrichten kannst. Diese kannst du über das Menü einblenden.
Auch Daten aus Dateien wie Excel lassen sich in Powerpoint einfügen.
Achte beim Ausrichten am Raster darauf, dass deine Objekte, Formen und Texte niemals in einen bestimmten Randbereich hineinragen. Ebenso sollten sich Objekte in aller Regel nicht berühren.
Entwickle eine klare Linie in deinem Vortrag
Gut gemachte Präsentationen sollten nicht nur eine inhaltlich stringente Linie ("Storyline") haben, sondern dies auch technisch umsetzen. Dies bedeutet, dass du zunächst einen inhaltlichen roten Faden entwickeln solltest, entlang dessen du dein Publikum durch den Vortrag führst. Die Form folgt deiner Struktur.
Am besten, du schreibst dir das als Stichworte einfach auf einen Zettel die Reihenfolge deiner Inhalte auf. Erst wenn du eine solche Reihenfolge (ggf. auch mit Unterpunkten) als Konzept entwickelt hast, solltest du dich an eine inhaltlich-optische Umsetzung in PowerPoint machen - sie ist die inhaltliche Vorlage für deine Ausführungen. Deine Folien sollten diesem klaren roten Faden folgen.
Gut ist es, wenn du bei deinem Auftritt stringent nur von der ersten bis zur letzten Folie durchklickst. Schlechter ist es, wenn:
- du mehrfach wild klicken musst um deine Aussage zu erläutern
- du eine wichtige Aussage nicht sofort finden kannst
- Inhalte zum selben Gliederungspunkt an verschiedenen Stellen in der Präsentation stehen.
Mache also nicht den Fehler und lege sofort in PowerPoint los. Setze dich lieber erstmal hin und entwickle in Ruhe deinen roten Faden ("Storyline"). Erstelle erst dann deine Folien und prüfe am Ende mehrfach, ob dein roter Faden auch wirklich eingehalten wird.
Erklärungen in Anschlussfolien
Unsere Empfehlung ist, deine Präsentation generell schlank zu halten. Da die meisten Vorträge jedoch während des Vortrags oder danach Fragen zulassen, kann es hilfreich sein, noch ein paar Ergänzungen in der Hinterhand zu behalten.
Eine gute Möglichkeit ist es dafür, einige weitere Seiten hinter die Abschlussfolie zu legen. Hier kannst du zusätzliche Diagramme, Bilder, Fotos, Details oder Ergänzungen zu deinen Kerninhalten ablegen und bei Bedarf aufrufen. Damit vermeidest du auch das schnelle Überspringen von überflüssigen Seiten im Hauptvortrag - denn dies ist unschön.
Mehr Tipps in Trainings bekommen
Wenn du oft Präsentationen erstellst und dir diese Aufgabe Spaß macht, dann solltest du überlegen, deine Kenntnisse in dieser Anwendung systematisch zu erweitern.
Dies kann durch viel Praxis gelingen - aber du kannst dir auch helfen lassen und damit schnell zum Ziel kommen. Bei Superprof findest du eine große Auswahl an Expertinnen und Experten, die dir helfen können, deine Präsentationen zu verbessern. Dies geht durch Unterricht vor Ort oder auch online am Computer.
Wenn du dir eine Trainerin oder einen Trainer aussuchst, solltest du darauf achten, dass hier nicht nur die fachlichen Kenntnisse in PowerPoint und Office vorliegen, sondern dass du auch praktische Tipps und Tricks aus dem Präsentationsalltag erhalten kannst.
Frage deinen potenziellen Trainer daher immer nach seiner persönlichen Präsentationserfahrung: Je mehr und je vielfältiger dein Trainer präsentiert hat desto mehr kannst du von ihm profitieren und deinen Erfolg in Schule, Studium und Beruf steigern.
Wenn du mal was anderes austesten möchtest, haben wir hier einen Artikel zu Powerpoint-Alternativen.
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