PowerPoint ist eine Software, in der du Präsentationen erstellen kannst und diese dann für ein Publikum anzeigst. Wenn du persönlich vor anderen oder über das Netz eine Präsentation halten sollst, dann kannst du mit PowerPoint Texte, Fotos, Videos etc. so zusammenstellen und gestalten, dass du alles gemeinsam mithilfe eines Beamers oder online anzeigen und dazu sprechen kannst.
Die Anwendung wird auch bei Vorträgen, Referaten oder in Besprechungen eingesetzt, um einem Publikum Inhalte optisch zu vermitteln. Dazu präsentiert man Texte mit dieser Software in einem ansprechenden und zielgruppenorientierten Design.
In welchen Bereichen nutzt man PowerPoint?
Präsentationen hat man bereits in der Schule, beispielsweise im Englischunterricht, im Französischunterricht oder in Sozialkunde zu erstellen. Ebenso kommt es in Deutschland in der Berufsschule und im Studium recht häufig vor, dass man hier ein Referat mit Präsentation halten soll. In vielen Fällen bietet es sich an, dazu digitale Folien zu verwenden. Später im Berufsleben sind Präsentationen in fast allen Berufen zu finden, die mit Büroarbeit verbunden sind. Häufige professionelle Anwenderinnen und Anwender sind:
- Projektmanagerinnen und Projektmanager
- Vertrieb (Verkäuferinnen und Verkäufer)
- Sekretariat und Management
- Forschung und Entwicklung
Entsprechend wird das Programm in fast allen Unternehmen, in der Verwaltung, an Universitäten und Hochschulen eingesetzt.
Wozu dient es?
Mit PowerPoint kannst du eine elektronische Präsentation erstellen und gestalten, die du persönlich am Beamer oder virtuell halten kannst. Während du vor deinen Zuhörerinnen und Zuhörern sprichst, kannst du dich durch Informationen in einzelnen digitalen Folien klicken.
Du kannst dabei unter anderem folgende Elemente einbinden:
- Texte: Zum Beispiel Überschriften, Stichworte und andere Informationen
- Bilder und Grafiken: Beispielsweise Illustrationen zu deinem Vortrag, Bildschirmfotos etc.
- Audio-Dateien (Sound): Beispielsweise einen Song am Beginn
- Videos: Du kannst hier unter anderem Videos aus Youtube einbinden.
So sieht die aktuelle Benutzeroberfläche der Softwareanwendung aus. Du kannst deine Informationen Schritt für Schritt in einer Editor-Oberfläche eingeben und diese u.a. hinsichtlich Farben, Formen und Funktionen animieren. Funktionen sind im Menüband zu finden. Foto von Superprof.
Warum brauche ich speziell PowerPoint?
Diese Anwendung ist besonders für die Erstellung von gut designten Präsentationen mit vielen Informationen entwickelt worden und ist seit rund 40 Jahren im Einsatz. Daher ist diese Anwendung auch sehr weit entwickelt - die meisten Präsentationen werden heutzutage hiermit erstellt.
Neben PowerPoint gibt es auch Alternativen, die ähnliche Aufgaben erfüllen, darunter:
- Google Presentations
- OpenSlides
- Apple Keynote
- Prezi
Die meisten dieser Lösungen arbeiten sehr ähnlich wie die Lösung von Microsoft und hier sind oft dieselben Begrifflichkeiten für Menüs und Funktionen zu finden - so kommt man als Nutzer/Nutzerin sehr schnell auch in bislang unbekannten Programmen zurecht. Auch das Menüband ist häufig ähnlich gestaltet - zumindest bei Windows-Anwendungen.
Auf welchen Geräten kann ich mit PowerPoint arbeiten?
PowerPoint kannst du sowohl auf klassischen PCs, auf Notebooks, auf Android-Smartphones, auf dem Mac, auf anderen iOS-Geräten und Tablets installieren. Dazu gibt es die Anwendung zum Download oder als App. Eine PowerPoint Datei endet auf "*.ppt" oder "*.pptx"- so kannst du auch nach einer entsprechenden Datei auf deinem Computer suchen und so Inhalte finden.
Warum sollte ich PowerPoint lernen?
Die Software kann dir nicht nur helfen, schönere und damit eindrucksvollere Vorträge zu halten. Generell kannst du durch sie deine Ideen, deine Konzepte oder dein Wissen besser mit anderen teilen. Indem du dein Gesagtes visualisierst und mit Text, Diagrammen und Bildern anreicherst, erreichst du Folgendes:
- Die Struktur deines Inhalts wird besser deutlich
- Die Aufmerksamkeit des Publikums ist höher
- Die Abwechslung im Inhalt steigt - dies hält die Zuhörerschaft wach
- Dinge werden leichter verständlich, indem du sie visualisierst
- Zuhörerinnen und Zuhörer können Begriffe auf deinen Folien lesen, die sie vielleicht akustisch nicht gleich verstanden haben
Wenn du deine Informationspunkte also mit einer Folie besser verständlich machst, steigerst du die Qualität deines Vortrags und erreichst deine Ziele besser.
Viele Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber achten daher darauf, dass ihre Beschäftigten nicht nur PowerPoint Grundlagen beherrschen, sondern damit Präsentationen professionell erstellen können. Schließlich hängt der Erfolg eines Verkaufs und damit der Unternehmenserfolg nicht selten von einer ansprechenden und passenden Präsentation beim Kunden ab.
Ein paar Tipps zu Soft Skills im Halten von Präsentationen haben wir dir an anderer Stelle
Welche Funktionen gibt es?
Mit der Anwendung kannst du:
- Text, Grafiken, Fotos oder andere Medien gemeinsam auf eine Folie einfügen
- Bilder einfügen und diese zuschneiden und mit Animationen und Effekten versehen
- verschiedene Formen erstellen: Rechtecke, Kreise, Diagramme etc.
- Daten für Diagramme dynamisch zu Word oder zu Excel verknüpfen
- Text, Bilder, Formen und andere Elemente schrittweise beim Klicken oder nach einer gewissen Zeit erscheinen lassen - dazu kannst du verschiedene Animationen benutzen
- den Übergang zwischen Folien im Design verändern, beispielsweise das Text einfliegt oder verblasst oder sich ein Bild in ein anderes verwandelt
Außerdem kannst du mit dieser Anwendung:
- Vorlagen verwenden - so gibt es an allen Stellen dieselbe Optik durch einheitliche Designs und einheitliche Formen wie beispielsweise Pfeile
- fast alle Facetten im Design anpassen, u.a. Diagramme anpassen hinsichtlich Farben und Darstellung
- die Inhalte fortlaufend bearbeiten
- im Format der Software (PPT) oder beispielsweise als PDF oder HTML speichern
- eine Rechtschreibprüfung durchführen und in verschiedenen Sprachen schreiben.
Teil von Microsoft Office
Wer sich mit PowerPoint befassen und damit arbeiten möchte, sollte wissen, dass es Teil einer Produktfamilie von Microsoft ist. Diese Familie heißt "Microsoft Office" und stellt oft genutzte Lösungen für die Arbeit in Büros bereit. Dazu zählt auch die Tabellenkalkulation Excel, Word oder Outlook.
Wenn du PowerPoint bedienen lernst, kannst du automatisch einige Aufgaben in Word oder Outlook lösen - denn viele Bezeichnungen und Abläufe sind hier gleich. Aus unserer Erfahrung ist PowerPoint dabei in seinen Grundzügen vergleichsweise leicht zu erlernen: Es ist ein guter Start, damit du auch die anderen Teile des Programmpaketes besser kennen lernst.
Einsatz nicht nur unter Windows
Vielleicht denkst du, dass PowerPoint nur bei Windows eingesetzt wird - und vielleicht hast du oder dein Arbeitgeber dieses Betriebssystem gar nicht im Einsatz. Tatsächlich wird PowerPoint nicht nur unter Windows eingesetzt, sondern auch auf dem Mac, oder auf mobilen Geräten mit iOS und Android.
Hier überzeugt die Anwendung oft durch seinen Funktionsumfang, den langjährig erprobten Einsatz in der Wirtschaft und die vielen Möglichkeiten zur Gestaltung der Folien und Informationen.
Welche Version sollte ich beherrschen?
In der Vergangenheit hat Microsoft in bestimmten Abständen neue Versionen seiner Programme herausgebracht, beispielsweise in den Jahren 2013 und 2016. Seitdem es Office 365 gibt, werden die einzelnen Teile beständig aktualisiert und es gibt in PowerPoint wie in Excel oder Word keine Versionsnummern mehr.
Wenn du die Anwendung also heute erlernen möchtest, lasse dich von deinem Trainer oder deiner Trainerin am besten auf der aktuellen Version schulen - nicht auf Versionen aus den Jahren 2013 oder 2016. Es gab seitdem erhebliche Weiterentwicklungen und neue Gestaltungen, die der Anwendung heute eine ganz andere Erscheinung geben.
Hat PowerPoint Zukunft?
Microsoft PowerPoint hat in der Geschäftswelt, Wissenschaft und Verwaltung zwischenzeitlich eine extrem hohe Verbreitung, obschon es nicht kostenlos ist. Millionen von Folien werden täglich in dieser Software erstellt. Aktuell kann man davon ausgehen, dass das Programm auch in den nächsten Jahren eine sehr hohe Verbreitung in der Geschäftswelt haben wird.
Selbst wenn sich eine alternative Anwendung zur Erstellung von Präsentation künftig stärker durchsetzen sollte: diese Alternative wird wohl die wesentlichen Funktionen beinhalten, die auch PowerPoint aufweist. Wenn du also heute die Bedienung dieser Anwendung lernst, besteht eine hohe Chance, dass du deine Kenntnisse auch in Zukunft anwenden kannst.
Schnelle Tipps aus der Praxis
- Vergiss nie, deine Präsi immer wieder zu speichern, während du sie erstellst. Es gibt eine Funktion zum automatischen speichern.
- Probiere ruhig einmal mehrere Designs für deine Präsi aus. Designs für Vorträge in Wissenschaft und Business solltest du eher einfach halten.
- Prüfe immer, was in deiner Präsentation wirklich als Datei gespeichert wird - auch die erforderlichen Schriftaren, Videos, Bilder etc?
- Du kannst im Programm wie überall sonst bei Microsoft auch zwischen den Programmen Inhalte ausschneiden, in die Zwischenabage kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen.
- Du kannst immer einen Schritt zurück gehen, wenn dir einmal etwas nicht gefällt.
- Im Internet findest du oft weitere Tipps, die du verwenden kannst. Passe aber dabei auf, dass du deine Präsi nicht zerstörst. Besser du weißt durch eine gute Fortbildung genau was du machst.
Wie kann ich PowerPoint am besten erlernen?
Du kannst die Handhabung des Programms auf verschiedene Weise erlernen. Beispielsweise kannst du:
- es einfach mal so probieren - öffne die Anwendung am Computer oder als App und versuche, loszulegen
- suche in Google oder einer anderen Suchmaschine nach Tipps und Lösungen
- kaufe oder leihe dir ein Buch zur Einführung
- besuche einen pauschalen Kurs, beispielsweise in der Volkshochschule
- suche dir einen Trainer/eine Trainerin, die dir die Grundlagen persönlich oder virtuell vorstellt und dir eine Einführung gibt.
Wenn es dir wie vielen anderen geht und du eine schnelle Einführung in die Funktionen möchtest, dann solltest du an die Möglichkeit eines Online-Trainers denken, den du via Superprof leicht finden kannst.
Vorteile einer solchen Fortbildung online sind:
- Es wird dir nur das beigebracht, was du auch möchtest und brauchst
- Du bekommst Hinweise auf wichtige Details und einen Blick über den Tellerrand
- Du kannst von zu Hause aus, im Urlaub oder im Büro lernen
- Da der Unterricht online ist, ist es möglich, dass du auch spät abends, am Wochenende oder an Feiertagen lernst
- Das Tempo im Training richtet sich rein nach dir - und nicht nach anderen Kursteilnehmern
- Du kannst die Fortbildung online als Video mitschneiden und später erneut aufrufen
Es kann also durchaus sinnvoll sein, wenn du dir als neuer Nutzer oder neue Nutzerin zunächst einmal einige wenige Stunden lang eine Einführung durch einen Experten geben lässt. Manche Trainerinnen und Trainer bieten überigens ein Erstgespräch über das Internet auch kostenlos an.
Nach einem solchen Start wirst du sehr viel besser verstehen, was du mit der Anwendung machen kannst und wie du am besten weiter lernst. Die Details kannst du im Anschluss an eine solche Fortbildung in der Regel sehr viel leichter erlernen. Starte mit erstklassigen Präsentationen noch heute!
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