Das betriebliche Rechnungswesen übernimmt für ein Unternehmen oder eine Organisation wichtige Funktionen. Es dient nicht nur der Dokumentation sämtlicher Zahlungsströme, sondern auch der Information sowohl an Finanzämter und andere externe Interessengruppen als auch intern an Entscheidungsträger.

Die interne Information sorgt dann weiterhin für Kontrolle für die Firma, da Liquidität, Gewinn und Verlust und Wirtschaftlichkeit im Auge behalten werden. Diese Erkenntnisse bilden im letzten Schritt die Grundlage für betriebliche Entscheidungen. Je nachdem, wie die wirtschaftliche Situation aussieht, werden Investitionen eingegangen oder Kosten gekürzt.

Um all diesen Funktionen und Aufgaben gerecht zu werden, ist das Rechnungswesen in verschiedene Bereiche geteilt:

  • externes Rechnungswesen
  • internes Rechnungswesen
  • betriebliche Statistik und Vergleichsrechnung
  • Planungsrechnung

Dieser Artikel dient dazu, dir einen Überblick über die vier Bereiche des Rechnungswesen zu verschaffen. Wir stellen dir dazu im Folgenden alle Teilbereiche kurz und prägnant vor.

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Und los geht's

Externes Rechnungswesen

Das externe Rechnungswesen richtet sich, wie die Bezeichnung vermuten lässt, an externe Parteien wie das Finanzamt. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße ist ein Betrieb dazu verpflichtet, ihren Jahresabschluss zu veröffentlichen. Man spricht hier von der Publizitätspflicht. Aber auch kleinere Firmen müssen ihren Jahresabschluss aus steuerlichen Gründen an ihr zuständiges Finanzamt weiterleiten.

Ein anderer Name für das externe Rechnungswesen ist die Finanzbuchhaltung (FiBu). Rechtliche Grundlagen für diesen Bereich sind zum einen das Steuerrecht und zum anderen das Handelsgesetzbuch (HGB).

Hauptaufgabe des externen Rechnungswesen ist die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle, also aller Einnahmen und Ausgaben sowie Einzahlungen und Auszahlungen. Diese werden im Sinne der Doppelten Buchführung mit Buchungssätzen festgehalten. Aus diesen Aufzeichnungen wird sowohl die Gewinn- und Verlustrechnung als auch der Jahresabschluss inklusive Bilanz erstellt.

Auf dem Tisch der Finanzbuchhaltung liegen wichtige Steuerdokumente und steuerliche Berechnungen
Das externe Rechnungswesen richtet sich unter anderem an das Finanzamt und basiert neben dem Handelsrecht auf dem Steuerrecht | Bildquelle: Unsplash

So liefert die Finanzbuchhaltung externen Interessengruppen (Staat, Finanzamt, Kunden, Lieferanten, Gläubiger, Gesellschafter...) einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage sowie die finanzielle Situation der Organisation. Es geht hier einzig um den IST-Zustand. Die Erkenntnisse sind nicht ausreichend, um über Planungen und zukünftige Entwicklungen Aussagen zu treffen, dies ist auch nicht die Aufgabe der Finanzbuchhaltung.

Stattdessen übernimmt das externe Rechnungswesen die Aufgaben der Dokumentation und Information. Folgende Instrumente kommen in diesem Bereich zum Einsatz:

  • (doppelte) Buchführung
  • Jahresabschluss
  • Bilanz
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Inventur
  • Lagebericht
  • ggf. Sonderbilanzen, Zwischenbilanzen, Konzernabschluss

Als Basisgrößen in den Berechnungen gelten sowohl Aufwand und Ertrag (vor allem für die Gewinn- und Verlustrechnung) sowie Vermögen und Kapital (insbesondere für die Bilanz). In diesem Bereich des Rechnungswesen ist es besonders wichtig, sich an sämtliche gesetzlichen Vorschriften und Vorgaben für die Bilanzierung etc. zu halten.

Welche Instrumente im Einzelfall herangezogen werden müssen, ist abhängig von der Unternehmensform und -größe. Für Kapitalgesellschaften gelten grundsätzlich andere und umfassendere Regeln als für Personengesellschaften.

Internes Rechnungswesen

Das interne Rechnungswesen richtet sich, anders als die Finanzbuchhaltung, an interne Parteien und Interessensgruppen. Dazu zählt insbesondere die Geschäftsführung, aber auch andere unternehmensinterne Personen oder Abteilungen, für die die Erkenntnisse relevant sind. Eine andere Bezeichnung für das interne Rechnungswesen ist das Controlling.

Die Aufgabe des Controllings ist die Steuerung, Planung und Kontrolle des Unternehmens. Es werden daher Berechnungen durchgeführt, die darüber Aufschluss geben, ob das Unternehmen seine Zielgrößen in einem bestimmten Zeitraum erreicht (hat) oder nicht. Grundsätzlich ist jedem Unternehmen daran gelegen, den eigenen Gewinn zu maximieren. Je nach Unternehmen werden aber auch andere bzw. zusätzliche Zielgrößen festgelegt. Zudem möchte der Betrieb natürlich langfristig Bestand haben, so dass die Zukunftsorientierung und langfristige Wirtschaftlichkeit und Liquidität in diesem Bereich eine Rolle spielt.

Hauptinstrument des internen Rechnungswesens ist die Kosten- und Leistungsrechnung. Die Basisgrößen für diese sind, wie anhand des Namens zu vermuten ist, Ausgaben und Leistungen - also die in Betriebsvorgängen entstehenden Kosten als auch die dadurch erzielten Leistungen. Um diese abzubilden verwenden die meisten Betriebe einen sogenannten Betrieblichen Abrechnungsbogen (BAB). Im Controlling beziehst du, anders als in der Finanzbuchhaltung, wo nur steuerrechtlich geltende Abschreibungen relevant sind, auch kalkulatorische Abschreibungen mit ein.

Die Kosten- und Leistungsrechnung ordnet die entstehenden Aufwendungen und Leistungen den entsprechenden Kostenstellen zu. So erhält das Unternehmen einen Überblick, welche Teile des Unternehmens welche Kosten und welchen Ertrag verursachen.

Am Tisch sitzen Beschäftigte des internen Rechnungswesens am Laptop und vor schriftlichen Berechnungen
Das interne Rechnungswesen umfasst das gesamte Controlling und behält vor allem die Kosten- und Leistungsrechnung im Blick | Bildquelle: Unsplash

Weiterhin grundlegend für unternehmerische Entscheidungen ist die Investitionsrechnung, die ebenfalls Teil des internen Rechnungswesens ist. Das Management trifft auf Basis aller Informationen aus dem Controlling Entscheidungen für die Zukunft des Betriebs. Hier geht es also im Unterschied zum externen Rechnungswesen nicht lediglich um abgeschlossene Vorgänge und den Ist-Zustand, sondern auch um die Zukunft und den Soll-Zustand.

Weitere Instrumente neben der Kosten- und Leistungsrechnung sowie der Investitionsrechnung sind die Betriebsabrechnung bzw. betriebliche Buchhaltung und die Selbstkostenrechnung und Kalkulation.

Da das interne Rechnungswesen zudem keinen steuer- oder handelsrechtlichen Gesetzen oder Anforderungen unterliegt, ist es freier in den Berechnungs- und Bewertungsgrundsätzen. Es kann eigene Parameter definieren, um die wirtschaftliche Situation der eigenen Organisation zu evaluieren.

Controller werden in der Organisationslehre häufig mit den Steuermännern und -frauen eines Bootes verglichen: Sie behalten den derzeitigen Kurs im Auge und treffen rechtzeitig Entscheidungen über potentielle Kursänderungen.

Betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung

In der betriebswirtschaftlichen Statistik geht es vor allem um den Vergleich des eigenen Unternehmens mit den Konkurrenten, einem vergangenen Geschäftsjahr, dem gewünschten Zustand oder verschiedenen Verfahren. Es werden also unterschiedliche Vergleiche definiert und durchgeführt:

  • Betriebsvergleich
  • Zeitvergleich
  • Soll-Ist-Vergleich
  • Verfahrensvergleich

Alle aufgestellten Statistiken und Vergleiche dienen der Geschäftsführung dazu, den Erfolg des eigenen Unternehmens besser einordnen und darauf basierend wichtige Entscheidungen treffen zu können.

Der Betriebsvergleich erfasst, welche Position der eigene Betrieb auf dem relevanten Markt einnimmt. Ist es das aufgerufene Ziel, Marktführer zu werden, zeigt dieser Vergleich, ob das Ziel bereits erreicht wurde. Außerdem ist es stets spannend zu sehen, wie sich gewisse Messgrößen wie Gewinn, Umsatz, Investitionen, Kosten, etc. auf dem Markt verhalten und ob das eigene Unternehmen unter- oder überdurchschnittlich agiert. Zielgrößen werden hier nicht absolut betrachtet, sondern stets relativ zur Konkurrenz. Man spricht hier auch vom Benchmarking.

Ein Laptop zeigt die Ergebnisse der betriebswirtschaftlichen Vergleichsrechnung
Betriebliche Vergleichsrechnungen dienen zum Beispiel dem Benchmarking, also dem Einordnen des eigenen Erfolgs gegenüber anderen Unternehmen | Bildquelle: Unsplash

Im Zeitvergleich vergleichst du beispielsweise den Gewinn und Umsatz des aktuellen Geschäftsjahres mit dem aus dem Vorjahr. Dadurch werden Entwicklungen und Tendenzen deutlich. Ist der Gewinn zwar noch nicht so hoch wie gewünscht, aber bereits höher, als im Vorjahr, spricht dies für eine gute Richtung. Wenn der Umsatz steigt aber der Gewinn kontinuierlich sinkt, sollten die Ausgaben des Unternehmens genauer betrachtet werden.

Der Soll-Ist-Vergleich schaut ganz genau auf die Zielgrößen und die erreichten Werte. Liegt hier eine (negative) Diskrepanz vor, kann das Management Schritte einschlagen, um zukünftig die Ziele zu erreichen. Dieser Vergleich ist somit wichtig für jedes Unternehmen, das sich Ziele gesetzt hat - denn dann muss regelmäßig geschaut werden, ob diese auch erreicht werden. Der Vergleich kann allerdings auch ergeben, dass Ziele zu hoch gesetzt wurden. Dann ist die eingenommene Maßnahme, die Zielgrößen zu ändern. Solche Entschlüsse werden stets auf Basis detaillierter Soll-Ist-Vergleiche und relevanter Statistiken getroffen.

Ein Verfahrensvergleich betrachtet verschiedene betriebliche Verfahren und vergleicht die jeweiligen Ergebnisse miteinander.

Basisgrößen für diesen Bereich des Rechnungswesens sind:

  • Kosten und Leistungen
  • Aufwand und Ertrag
  • Vermögen und Kapital
  • Einnahmen und Ausgaben

Planungsrechnung

Der vierte Teilbereich des Rechnungswesens ist die Planungsrechnung. Hier geht es also um Planungen und Zukunftsszenarien des Unternehmens. Dieser Bereich ist eine wichtige Grundlage für die langfristige Strategieentwicklung und dient der Entscheidungsvorbereitung.

Es werden verschiedenartige Pläne aufgestellt, wie beispielsweise:

  • Budgetpläne
  • Personalplan
  • Investitionsplan
  • Kreditplan
  • Finanzplan
  • Umsatzplan
  • Produktionsplan
  • Beschaffungsplan

Da es sich nach wie vor um einen Teil des Rechnungswesen handelt, werden die Planungen hier nicht anhand subjektiver Markteinschätzungen, Empfindungen, Vorlieben und Meinungen aufgestellt. Stattdessen basiert auch die Planungsrechnung auf objektiven Zahlen, Daten, Fakten und Berechnungen.

Ein Mitarbeiter des Rechnungswesens führt eine Planungsrechnung durch
Die Planungsrechnung ist die Basis für wichtige strategische Entscheidungen, die die Zukunft des Unternehmens beeinflussen | Bildquelle: Unsplash

Insbesondere die Planungsrechnung übernimmt die Aufgabe der Planung und Disposition und ist eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung. Dieser Bereich orientiert sich einzig und allein an der Zukunft und sieht die gegenwärtige Situation lediglich als Ausgangspunkt. Es handelt sich um eine Vorschaurechnung.

Häufig wird die Planungsrechnung auch als Budget bezeichnet. Mit einem Budget ist der wertmäßige Gesamtplan bezüglich der zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben gemeint - oder besser verständlich der zur Verfügung stehende (Geld-)Betrag.

Die Berechnungen liefern zum Beispiel Erkenntnisse darüber, wie viel neues Personal das Unternehmen im nächsten Quartal einstellen kann oder welche Investitionen es im kommenden Geschäftsjahr tätigen kann oder sollte.

Die Planungsrechnung kann sich grundsätzlich auf alle wichtigen betrieblichen Bereiche beziehen.

Das externe sowie das interne Rechnungswesen machen den größten Teil des Rechnungswesens aus. Doch auch die anderen beiden sind bedeutend und wichtig für die unternehmerische Zukunft. Welcher Bereich des Rechnungswesens interessiert euch am meisten? 

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Miriam

Miriam arbeitet als freie Autorin & Yogalehrerin. Getrieben von großer Neugier liebt sie es, Neues zu entdecken und zu erlernen; sich selbst weiterzuentwickeln und anderen dabei zu helfen.