In Deutschland kann man als Selbstständiger arbeiten, ohne ein Gewerbe anzumelden. Dafür braucht man eine Anmeldung zum Freiberufler, um sich von der Gewerbesteuer befreien zu lassen.
Es gibt verschiedene freiberufliche Tätigkeiten, die man ausüben kann, wie zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten, Journalisten oder Übersetzer. Es zählen aber noch eine Menge weiterer Berufe dazu.
Als Freiberufler ist man zwar von der Gewerbesteuer befreit, muss aber trotzdem Steuern in Form von Ertragsteuern zahlen und eine Steuererklärung machen. In der Einkommensteuererklärung muss ein Freiberufler seinen Gewinn aus der freiberuflichen Tätigkeit angeben.
In diesem Artikel erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du als Freiberufler eine Steuererklärung anfertigst, worauf du achten solltest und welche Unterlagen du benötigst.
Welche Steuern müssen Freiberufler zahlen?
In Deutschland regelt das Einkommensteuergesetz, das EStG, die Besteuerung des Einkommens von natürlichen Personen. Dabei wird zwischen verschiedenen Gewinneinkünften unterschieden: die von Gewerbetreibenden wie Handwerkern und die von Freiberuflern wie Steuerberatern.
Anders als die Gewerbetreibenden müssen Freiberufler gemäß EStG keine Gewerbesteuer zahlen. Es kommt also in erster Linie auf die Einstufung durch das Finanzamt an. Dieses entscheidet nämlich, ob die Tätigkeit, die du ausführst freiberuflich oder gewerbetreibend ist.
Wer als Freiberufler eingestuft wurde, der muss Ertragssteuern zahlen, die vom Gewinn aus den freiberuflichen Tätigkeiten abhängig sind. Diese Ertragssteuern gehören zur größten Einnahmequelle des Staates.
Grundsätzlich kann das Finanzamt jemanden zur Abgabe einer Steuererklärung auffordern. Aber bei Freiberuflern gibt es einen gesonderten Fall, bei dem man auch ohne Aufforderung abgabepflichtig ist: wenn das Einkommen 7.834 Euro im Jahr übersteigt. Dieser Betrag verdoppelt sich bei Verheirateten.
Dabei geht es bei diesem Betrag nicht um den Gewinn, sondern um die Einkünfte. Also den Betrag ohne Abzug von Betriebsausgaben oder Vorsteuer. Es geht auch nicht nur um die Einnahmen aus der freiberuflichen Tätigkeit, sondern auch um Einnahmen aus Vermietung oder Kapitaleinkünften.
Neben der Einkommensteuer müssen Freiberufler auch die Umsatzsteuer zahlen, sofern sie nicht nach Paragraf 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit
Wie hoch die Umsatzsteuer und Einkommensteuer ist, hängt von der Gewinnermittlung. Und die Gewinnermittlung ist wiederum Hauptbestandteil der Einkommensteuererklärung.
Auch steuerfreie Einnahmen gehören in die Steuererklärung.
So läuft die steuerliche Erfassung ab
Bevor du als Freiberufler eine Steuererklärung beim Finanzamt abgeben kannst, musst du deine Tätigkeit zunächst beim Amt anmelden und dich steuerlich registrieren lassen. Denn für die Berechnung der Einkommensteuer und Umsatzsteuer ist es wichtig, zu klären, ob deine selbstständige Tätigkeit zur freiberuflichen oder gewerbetreibenden zählt.
Im Vergleich zu Freiberuflern müssen Gewerbetreibende zusätzliche Auflagen befolgen, zu denen die Anmeldung eines Gewerbes und die Abgabe von Gewerbesteuern zählt.
Damit das Finanzamt diese Einteilung durchführen kann, musst du deine Tätigkeit registrieren lassen, in dem du den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ ausfüllst.
Zu den Informationen, die bei der steuerlichen Erfassung wichtig sind, zählen Kontoangaben, Gewinnprognose, Angaben über die Kleinunternehmerregelung sowie die Soll-Versteuerung.
Sobald du dem Finanzamt alle nötigen Informationen hast zukommen lassen, erfolgt die Klassifikation deiner Tätigkeit. Du erhältst eine neue Steuernummer, mit der du dich im Rahmen deiner freiberuflichen Tätigkeit steuerlich identifizieren kannst. Sie wird fortan auf jeder Rechnung angegeben.
Egal, ob du deine Steuererklärung selber machst oder sie dem Steuerberater überlässt, die Steuernummer muss angegeben werden.
Wie dokumentiert man seine Ausgaben?
Um die Steuererklärung als Freiberufler ausfüllen zu können, braucht man eine Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben des laufenden Geschäftsjahres. Dies gilt besonders für diejenigen, die ihr Unternehmen erst kürzlich gegründet haben, denn gerade am Anfang kann es viele Unsicherheiten geben.
Um sich am Jahresende viel Stress und Aufregung zu ersparen, ist es sinnvoll, zu Beginn des Geschäftsjahres auf einige Punkte zu achten. So lässt sich viel Arbeitsaufwand vermeiden.
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Wie auch bei der Steuererklärung für Rentner gibt es für Freiberufler einige Dokumente, die sie für die Abgabe der Einkommenssteuer benötigen.
Kaufleute unterliegen in den meisten Fällen der Buchführungspflicht und dokumentieren daher automatisch ihre Abläufe und Einnahmen. Diese Regel gilt allerdings nicht für Gewerbetreibende und Freiberufler. Trotzdem lohnt es sich, von Beginn an alles zu dokumentieren und aufzuheben, was mit der freiberuflichen Tätigkeit zu tun hat.
Der wichtigste Aspekt ist ein vollständiger Überblick von Einnahmen und Ausgaben der freiberuflichen Geschäftsaktivitäten. Es lohnt sich, eine Tabelle für die Einnahmen und eine für die Ausgaben anzulegen. Hier kann man dann übersichtlich alles festhalten, was man später zum Erstellen der Steuererklärung benötigt. Neben den reinen Zahlen ist es auch wichtig, den Dienstleister sowie die Leistungs- oder Produktbezeichnung zu dokumentieren.
Je nachdem, ob man auch Umsatzsteuer zahlen muss, kann man in diesen Tabellen auch Nettobeträge, Mehrwertsteuer und die berechnete Umsatzsteuer notieren.
Grundsätzlich spielt der Zeitpunkt der Aktivitäten bei der Gewinnermittlung eine Rolle, weshalb es sinnvoll ist, gleich zu Beginn an zu dokumentieren. Die Ausgaben und Einnahmen werden für den Monat und das Jahr verbucht, in dem sie der Steuerpflichtige gezahlt oder erhalten hat. Das ist für die spätere Berechnung in der Steuererklärung sehr wichtig.
Neben der Dokumentation ist auch das Aufheben von Belegen wichtig, denn man muss die Ausgaben und Einnahmen auf Rückfrage auch belegen können. Quittungen für Barzahlungen, Überweisungsbelege und Lieferscheine können als Beleg für die Geschäftsaktivitäten dienen. Grundsätzlich kann man sich an der gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung von Belegen orientieren, die 10 Jahre lang gilt.
In manchen Fällen kann es von Vorteil sein, die Steuererklärung vom Steuerberater machen zu lassen.
Wie ermittelt man den Gewinn?
In der Steuererklärung richtet sich die Höhe der zu errichtenden Einkommensteuer neben einigen anderen Faktoren nach der Höhe des zu versteuernden Gewinns. Und diesen muss man zunächst errechnen.
Um den Gewinn seines Unternehmens zu berechnen, gibt es zwei Möglichkeiten: die Bilanz, also der Gewinn im Rahmen eines Jahresabschlusses oder die Einnahmenüberschussrechnung.
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Anders als bei Gewerbetreibenden reicht bei Freiberuflern eine Einnahmenüberschussrechnung, die den großen Vorteil hat, dass sie deutlich einfacher ist. Auch wenn der Name etwas kompliziert klingt, handelt es sich bei dieser Rechnung um eine einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben.
Anders gesagt: Einnahemn minus Ausgaben gleich Gewinn. Bei der Bilanz dagegen muss man eine detailliertere Übersicht über das vorhandene Vermögen an das Finanzamt liefern.
Als Freiberufler ist es wichtig, sich um die Umsatzsteuervoranmeldung zu kümmern. In den ersten beiden Jahren als Freiberufler muss man diese normalerweise monatlich abgeben. Später richtet sich der Ablauf nach der Umsatzsteuerlast des Vorjahres. Diese Umsatzsteuervoranmeldung dient dazu, die bereits entstandene Umsatzsteuer an das Finanzamt zu melden. Je nach Betrag wird die Steuer dann abgeführt oder erstattet.
Auch bei der Steuererklärung für Studenten gibt es einiges zu beachten.
Was kann man von der Steuer absetzen?
Zu den Ausgaben eines Freiberuflers zählen verschiedene Kosten, die im Rahmen der Tätigkeit anfallen. Aber welche dieser Kosten kann man von der Steuer absetzen?
Ausgaben, die man von der Steuer absetzen kann, sorgen dafür, dass die zu zahlende Steuer gesenkt wird. Und es gibt viele Betriebsausgaben, die man vollständig oder teilweise von den Einnahmen abziehen kann. Wie viele Euro du am Ende zurückbekommst, entscheidet das Finanzamt.
Zu den Kosten und Ausgaben, die man als Freiberufler von der Steuer absetzen kann, zählen folgende:
- Bürobedarf
- Miete für Büroräume
- Spenden
- Gezahlte Löhne
- Kosten für Fort- und Weiterbildungen
- Fahrtkosten
- Bücher
- Wareneinkauf
- Bewirtungskosten
Auch Anschaffungen von größerem Wert wie Computer oder Maschinen, aber auch Firmenwagen, sogenannte langlebige Wirtschaftsgüter, kann man über mehrere Jahre hinweg abschreiben.
Freiberufler haben, was diese Kosten angeht, einen recht großen Spielraum und können verhältnismäßig viele Ausgaben absetzen.
Bei der Frage, was man alles von der Steuer absetzen kann, sind Freiberufler klar im Vorteil.
Wie reicht man als Freiberufler die Steuererklärung ein?
Beim Finanzamt gibt es grundsätzlich die Möglichkeit, die Steuererklärung online oder postalisch einzureichen. Nicht jedoch bei Freiberuflern: Selbstständige müssen im Gegensatz zu Arbeitnehmern seit 2011 die Steuererklärung elektronisch einreichen.
Digitale Portale, über die man die Formulare zu Betriebsausgaben und Einnahmen ausfüllt, gibt es als kostenpflichtige Steuerprogramme oder über das kostenlose Portal ELSTER, das in Kooperation mit den Finanzämter funktioniert.
Beim Ausfüllen der Formulare muss ein Selbstständiger einiges beachten. So müssen die Formulare zur Einkommensteuererklärung, die man auch Mantelbogen nennt, sowie die zur Umsatzsteuererklärung von allen Selbstständigen eingereicht werden.
Je nachdem, welche Tätigkeit du ausübst müssen verschiedene Formulare ausgefüllt werden. So müssen Gewerbebetreibende die Anlage G ausfüllen, während Menschen in freien oder sonstigen selbstständigen Berufen die Anlage S ausfüllen.
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Was die Belege angeht, besteht nicht mehr die sogenannte Vorlagepflicht, bei der die Belege unaufgefordert mit der Steuererklärung eingereicht wurden, sondern die Vorhaltepflicht, also die Pflicht zur Aufbewahrung der Belege, die dann vom Finanzamt angefragt werden können.
Wenn alle Formulare korrekt ausgefüllt sind, ist der letzte Schritt die fristgerechte Einreichung der Steuererklärung beim zuständigen Finanzamt. Diese Frist ist für Freiberufler nach Ablauf eines Kalenderjahres der 31. Mai. Aber keine Sorge, wer das Gefühl hat, er kommt in Zeitnot, der kann einen schriftlichen Antrag auf Fristverlängerung stellen.
Wer seine Steuererklärung machen will und als Freiberufler arbeitet, der muss einiges beachten. Aber mit diesem Guide sollte es kein Problem mehr sein! Sobald du einmal mit der Bearbeitung angefangen hast, wirst du feststellen, wie einfach das Ganze ist.
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